Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,


страница1/4
instryktsiya.ru > Инструкция по применению > Инструкция
  1   2   3   4


ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ


22.07.2014г.

№ 114/973

Южно-Сахалинск


Об Инструкции по делопроизводству в участковой комиссии и Примерной номенклатуре дел участковой комиссии


В соответствии с пунктом 10 статьи 23 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», статьей 20 Закона Сахалинской области «Об избирательных комиссиях, комиссиях референдума в Сахалинской области» избирательная комиссия Сахалинской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в участковой комиссии (приложение № 1).

2. Одобрить Примерную номенклатуру дел участковой комиссии (приложение № 2).

3. Одобрить Рекомендации по применению Инструкции по делопроизводству в участковой комиссии и Примерной номенклатуры дел участковой комиссии (приложение № 3).

4. Территориальным избирательным комиссиям Сахалинской области в срок до 1 ноября 2014 года:

- утвердить номенклатуру дел участковой комиссии и образцы бланков письма, решения и протокола заседания участковой комиссии;

- довести до сведения участковых комиссий настоящее постановление, номенклатуру дел и образцы бланков участковой комиссии;

- обеспечить контроль за организацией работы участковых комиссий с документами в соответствии с утвержденной настоящим постановлением Инструкцией по делопроизводству в участковой комиссии.

5. Направить постановление в территориальные избирательные комиссии и опубликовать в журнале «Вестник избирательной комиссии Сахалинской области».
Председатель комиссии Л.Л. Ветрова

Секретарь комиссии Л.Н.Лукьянова

Приложение № 1

УТВЕРЖДЕНА

постановлением избирательной комиссии Сахалинской области
от 22.07.2014 № 114/973
ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в участковой комиссии
1. Общие положения

    1. Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в участковой комиссии со сроком полномочий пять лет.

Инструкция разработана на основании Федерального закона
«Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», постановлений и иных нормативных актов Центральной избирательной комиссии Российской Федерации с использованием ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также нормативных актов избирательной комиссии Сахалинской области.

    1. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов участковой комиссии (далее – УИК).

    2. Члены УИК должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.

    3. Ответственность за организацию делопроизводства УИК возлагается на председателя УИК.

    4. Ведение делопроизводства УИК: организационное и документационное обеспечение заседаний УИК, оформление принятых решений и протоколов заседаний, обеспечение контроля по соблюдению требований Инструкции возлагается на секретаря УИК.


2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Прием и регистрация поступающих документов производится председателем УИК либо секретарем УИК с использованием журнала регистрации входящих документов (приложение № 1).

2.2. Регистрации в журнале регистрации входящих документов подлежат все требующие учета, исполнения и использования в справочных целях документы, как создаваемые в УИК, так и поступающие из вышестоящих и других комиссий, организаций, а также от граждан.

2.3. При регистрации поступившего документа в журнале регистрации входящих документов обязательно проставляются следующие реквизиты: дата получения документа, его регистрационный номер, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), исходящий номер и дата документа, краткое содержание документа, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении документа и списании его в дело.

Входящий номер и дата проставляются, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. При регистрации входящих документов может быть использован регистрационный штамп.

На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в графе «Регистрационный номер» журнала регистрации входящих документов делается соответствующая ссылка.

К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения.

Нумерация входящих документов осуществляется в пределах календарного года.

Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документа (отдельных листов, приложений), повреждение документов, председателем либо секретарем составляется акт, который приобщается к принятым документам (приложение №2).

2.4. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем (заместителем председателя, секретарем) УИК, резолюция переносится в журнал регистрации входящих документов, после чего передается исполнителю под роспись.

После исполнения документа в журнал вносится отметка об исполнении и списании документа в дело в соответствии с номенклатурой дел УИК.

2.5.  Обращения граждан регистрируются в отдельном журнале (приложение № 3), а в день голосования – в отдельном реестре учета поступивших в УИК жалоб (заявлений), который приобщается к первому экземпляру протокола об итогах голосования УИК.

2.6. Исходящие письма и документы подписываются председателем, в его отсутствие – заместителем председателя либо секретарем УИК.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

    1. Документы УИК оформляются на бланках установленной формы, образцы которых утверждаются территориальной избирательной комиссией.

    2. В УИК используются следующие виды бланков:

- бланк протокола заседания УИК;

- бланк решения УИК;

- бланк письма УИК.

3.3. Документы оформляются с помощью печатающих устройств, при отсутствии печатающих устройств – в рукописном виде.

3.4. При подготовке и оформлении документов члены УИК должны соблюдать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» изложенные ниже.

3.4.1. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения, принятия. Датой протокола является дата заседания, а акта – дата события.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 17.01.2011

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

17 января 2011 г. либо 17 января 2011 года.

При оформлении протоколов и решений УИК, актов УИК используется только словесно-цифровой способ написания даты.

3.4.2. Регистрационный номер документа.

Для входящих документов – это порядковый номер, для исходящих документов – индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.

3.4.3. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется при подготовке письма-ответа.

3.4.4. Адресат.

Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу.

Документы адресуются в вышестоящую избирательную комиссию, в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Избирательная комиссия

Сахалинской области

Организационно-правовой отдел
Если документ адресуется председателю вышестоящей избирательной комиссии, руководителю организации или его заместителю, наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Председателю Анивской территориальной комиссии

И.И.Иванову
Если документ адресуется должностному лицу, наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:

Администрация города Южно-Сахалинска

Начальнику финансового управления

В.Г. Гавриловой
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Ногликская территориальная

избирательная комиссия

ул. Северная, д. 30, пгт. Ноглики, Сахалинской области, 936700
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи».

При направлении документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Агеевой А.И.

ул. Космонавтов, д. 42, г.Холмск,

Сахалинская область, 694560
3.4.5. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек прописными буквами и на следующей строке – наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Председатель участковой комиссии

избирательного участка № 123
личная подпись инициалы, фамилия

Дата
При утверждении документа протоколом, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

решением участковой комиссии

избирательного участка № 105

от 15 февраля 2014 г. № 28/35
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

3.4.6. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем (в его отсутствие - заместителем председателя или секретарем) УИК на подлиннике документа на свободном от текста месте. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости – содержание поручения, срок исполнения, подпись председателя УИК и дату, например:

Сизову А.Ю.

Григорьеву В.С.
Прошу рассмотреть и дать ответ

к 15.02.2013
Личная подпись председателя, заместителя председателя

или секретаря УИК

Дата

3.4.7. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или
соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей.
В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, письмо, заявление, просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ЦИК России, избирательной комиссией субъекта Российской Федерации, территориальной избирательной комиссией либо избирательной комиссией муниципального образования, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа («Просим направить информацию…» и др.);

от 3-го лица единственного числа («участковая комиссия не считает возможным…», «участковая комиссия предлагает рассмотреть возможность…»).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

3.4.8. Отметка о наличии приложений.

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:
Приложение: на 15 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:


Приложение:

1.

Положение об Экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.




2.

Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.


Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо участковой комиссии избирательного участка №___ от 15.11.2012 № 01–21/450 и приложение к нему, всего на 12 л.


При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение № 1, приложение № 2 и так далее.

3.4.9. Подпись должностного лица.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа указываются исключительно фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ оформляется на бланке УИК, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:


Председатель

личная подпись

инициалы, фамилия










Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:


Заместитель председателя
участковой комиссии

избирательного участка №__



личная подпись инициалы, фамилия


Особенности подписания решений УИК в случае отсутствия, исполнения обязанностей председателя, заместителя председателя, секретаря УИК определены в п. 5.2.4 Инструкции.

3.4.10. Оттиск печати.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

3.4.11. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении копии – заверительная надпись «Копия верна» или «Верно», должность лица, заверившего копию (председатель, заместитель председателя, секретарь участковой комиссии), его личная подпись, расшифровка подписи, дата и время заверения, например:

Верно

Председатель участковой комиссии

избирательного участка №____
личная подпись инициалы, фамилия
Дата, время
Отметка о заверении копии может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой о заверении копии каждый лист копии документа.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью участковой комиссии.

3.4.12.   Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

В.Л. Зубарев
(424-41) 5-12-34
3.4.13.  Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату
и номер имеющегося документа об исполнении, слова «В дело», номер дела,
в котором будет храниться документ, дата, подпись председателя УИК.
  1   2   3   4

Поделиться в соцсетях



Похожие:

Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, iconИнструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения
Настоящая Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области (далее – Инструкция) устанавливает единую...

Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, iconИнструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Новосибирской...
В соответствии с постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 21 апреля 2011 года №6/37-6 «о примерной...

Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, iconИнструкция по делопроизводству Общие положения > Правовой основой...
Утвердить Инструкцию по делопроизводству согласно Приложению к данному распоряжению

Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, iconИнструкция по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской...
В целях совершенствования делопроизводства в избирательной комиссии Саратовской области, избирательная комиссия Саратовской области...

Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, iconИнструкция по делопроизводству территориальной избирательной комиссии...
Об Инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Канского района Красноярского края

Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, iconИнструкция по делопроизводству в администрации Асекеевского района...
Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации Асекеевского района Оренбургской области ( прилагается)

Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, iconИнструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства...
Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее Инструкция)

Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, iconИнструкция по делопроизводству службы по надзору за техническим состоянием...
Красноярского края (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством в сферах информации,...

Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, iconИнструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Республики Саха (Якутия) Общие положения
О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации», распоряжения Правительства Республики Саха (Якутия)...

Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, iconИнструкция по делопроизводству в аппарате Федерального агентства...
Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08. 11. 2005 №536 «О типовой инструкции по делопроизводству...

Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, iconИнструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения
В целях дальнейшего совершенствования системы делопроизводства в органах исполнительной власти, постановляю

Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, iconИнструкция по делопроизводству службы племенного животноводства Красноярского...
Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в Службе осуществляется заместителем...

Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, iconИнструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и...
Администрации города Шарыпово (далее – Администрация города) и её структурных подразделений документов, в том числе в форме электронных...

Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, iconОб исключении из резерва составов участковых комиссий для ряда территориальных...
Езерва составов участковых комиссий и назначения нового члена участковой комиссии из резерва составов участковых комиссий, утвержденного...

Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, iconИнструкция по делопроизводству в аппарате управления Судебного департамента...
Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. №30, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной...

Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, iconИнструкция о порядке экспедирования периодических печатных изданий общие положения
Настоящая Инструкция определяет порядок экспедирования газет и журналов, включенных


Инструкция




При копировании материала укажите ссылку © 2000-2017
контакты
instryktsiya.ru
..На главную