Инструкция администратора офиса


instryktsiya.ru > Инструкция по применению > Инструкция
АДМИНИСТРАТОР ОФИСА
Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.

Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.

Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.

Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр.
ИНСТРУКЦИЯ
АДМИНИСТРАТОРА ОФИСА








УТВЕРЖДАЮ

(наименование организации)




























ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ




(директор; иное должностное лицо)










00.00.0000 № 00



















(подпись)




(расшифровка подписи)

администратору офиса




00.00.0000



I. Общие положения
1. Администратор офиса относится к категории специалистов.

2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее




профессиональное образование,

(высшее; среднее)




опыт хозяйственной и административной работы не менее




.

(1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)





3. Администратор офиса должен знать:

3.1. Расположение офисных помещений.

3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.

3.3. Правила и методы организации работы офиса.

3.4. Сферу деятельности работников офиса.

3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.

3.6. Стандарты делопроизводства.

3.7. Принципы организации снабжения офиса.

3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

3.9. Техническое оснащение офиса.

3.10. Правила пользования оргтехникой.

3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.

3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.

3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.14. Основы трудового законодательства.

3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

3.16.




.


4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

7.




.



II. Должностные обязанности
Администратор офиса:

1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.

13. Ведет учет посетителей.

14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

17.




.



III. Права
Администратор офиса имеет право:

1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6.




.



IV. Ответственность
Администратор офиса несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.




.

































(составитель должностной инструкции)




(подпись)




(расшифровка подписи)







00.00.0000





































(лицо, визирующее должностную инструкцию)


































(подпись)




(расшифровка подписи)













00.00.0000


































С инструкцией ознакомлен:



















(подпись)




(расшифровка подписи)







00.00.0000







Поделиться в соцсетях



Похожие:

Инструкция администратора офиса iconИнструкция системного администратора I. Общие положения
На должность системного администратора назначается лицо, имеющее профессиональное образование, опыт работы с персональными компьютерами,...

Инструкция администратора офиса icon808 инструкция
В настоящей Инструкции администратора информационной безопасности (далее – Инструкция) определяются права, обязанности, а также ответственность...

Инструкция администратора офиса iconИнструкция администратора защиты информационной системы персональных...
Испдн) управления тэк и жкх тамбовской области (далее – администратора). Требования настоящей инструкции должны выполняться во всех...

Инструкция администратора офиса iconИнструкция по установке драйвера устройства «Архиватор» модели маг-2...
Апустите файл «vcpdriver 3 exe», если на компьютере установлена 64-разрядная операционная система, запустите файл «vcpdriver 1 х64....

Инструкция администратора офиса iconИнструкция по активации eToken для «psb on-Line»
Необходимо обладать правами администратора на пк и знать пароль, под которым заходите и работаете в Мас ос

Инструкция администратора офиса iconИнструкция
На должность администратора баз данных назначается лицо, имеющее высшее математическое, экономическое или техническое образование...

Инструкция администратора офиса iconИнструкция администратора сетей
В целях обеспечения открытого доступа к информационным ресурсам той или иной организации создается открытое информационное пространство....

Инструкция администратора офиса iconИнструкция администратора безопасности информационной системы персональных...
Аб испдн осуществляет проведение и контроль мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных

Инструкция администратора офиса iconПримерная должностная инструкция главного специалиста администратора...
Администратор баз данных в соответствии с возложенной на него задачей выполняет следующие функции

Инструкция администратора офиса iconРуководство администратора сети в ос linux

Инструкция администратора офиса iconВ. В. Кондратьев Запрос котировок в электронной форме с ограниченным...
Запрос котировок в электронной форме с ограниченным количеством участников для выбора организации на поставку, монтаж и пуско-наладку...

Инструкция администратора офиса iconИнструкция по охране труда иот №029-14
Обо всех неисправностях электропроводки и сантехники работник обязан немедленно проинформировать инженера по охране труда и своего...

Инструкция администратора офиса iconЗаявка на приобретение по
Заполняется, если требуется доставка. Если поле не заполнено, подразумевается самовывоз дистрибутивов из офиса в Москве

Инструкция администратора офиса iconСхема работы Установка
Внимание, для работы конфигуратора у пользователя должны быть права администратора!

Инструкция администратора офиса iconИзвещение о проведении запроса котировок Заказчик: муз светлинская...

Инструкция администратора офиса iconИзвещение о проведении запроса котировок Заказчик: муз светлинская...


Инструкция




При копировании материала укажите ссылку © 2000-2017
контакты
instryktsiya.ru
..На главную