Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения


страница9/15
instryktsiya.ru > Инструкция по применению > Инструкция
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   15

15. Изготовление и использование печатей и штампов


15.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, для проставления отметок о получении, регистрации документов в ИКБО используются гербовые и другие печати и штампы.

15.2. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности ИКБО, осуществляется по указанию руководителей ИКБО на основании заявок структурных подразделений Аппарата.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи председателя, заместителя председателя, секретаря ИКБО изготовляются по согласованию с председателем, заместителем председателя, секретарем ИКБО.

Заказы на изготовление печатей и штампов размещает ответственный за делопроизводство.

15.3. Гербовая печать проставляется на почетных грамотах и благодарностях ИКБО, финансовых документах, гарантийных письмах, договорах и в других предусмотренных законодательством случаях.

15.4. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются мастичные штампы.

15.5. Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации».

Герб Белгородской области помещается на печатях в соответствии с законом Белгородской области от 6 мая 2004 года № 122 «О гербе и флаге Белгородской области».

Гербовые печати ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иными нормативными правовыми актами.

15.6. На рассылаемых копиях постановлений ИКБО, на пакетах при отправке корреспонденции, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей на склад, на внос и вынос товарно-материальных ценностей, накладных проставляется печать с надписью: «Избирательная комиссия Белгородской области».

При оформлении документов по личному составу, командировочных удостоверений, трудовых книжек проставляется печать с надписью: «Избирательная комиссия Белгородской области. Кадровая служба».

При оформлении бухгалтерских документов проставляется гербовая печать ИКБО.

При заверении копий документов проставляется штампы «Копия верно», а также штамп, содержащий заверительную подпись секретаря ИКБО и дату заверения.

15.7. Печати и штампы подлежат регистрации в отделе прохождения документации. Печати и штампы выдаются работникам структурных подразделений Аппарата под расписку в журнале учета печатей и штампов (Приложение № 14). На журнале проставляется гриф «Для служебного пользования», его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

Ответственный за делопроизводство осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов.

15.8. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель (заместитель председателя, секретарь) ИКБО.

15.9. Пришедшие в негодность печати и штампы сдаются ответственному за делопроизводство, который их уничтожает, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов делается соответствующая отметка.

15.10. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на работников Аппарата, в пользовании которых находятся печати и штампы. При увольнении указанных работников печати и штампы передаются ответственному за делопроизводство, о чем делается отметка в журнале учета печатей и штампов.

15.11. Оттиск печати проставляется на документах на специально отведенном месте, при этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы
16. Техническое обеспечение работы с документами

16.1. Компьютерная обработка текстов документов и материалов

16.1.1. Тексты документов и материалов проходят компьютерную обработку (ввод текста, его форматирование и вывод на печатающее устройство) и выводятся на бланк ИКБО в структурных подразделениях Аппарата в соответствии с требованиями к компьютерной обработке текстов (Приложение № 15). После внесения необходимых изменений и дополнений файл с окончательным вариантом текста в обязательном порядке передается для введения в ГАС «Выборы».

16.1.2. Печатание текстов официальных документов на соответствующих бланках ИКБО осуществляется по представлении согласованных и завизированных в установленном порядке проектов этих документов.

16.1.3. Для распечатки текстов документов и материалов используются бланки установленной формы и бумага стандартных размеров. На каждой странице документа в правом нижнем углу указывается идентификатор электронной копии документа.

16.1.4. Для компьютерной обработки принимаются только материалы и документы ИКБО.

16.1.5. Материалы для компьютерной обработки передаются в папках, на которых указываются наименование структурного подразделения Аппарата, инициалы, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

16.1.6. Тексты документов и материалов обрабатываются, как правило, в порядке их поступления. Проекты документов, выносимые на рассмотрение ИКБО, обрабатываются в первую очередь.

16.1.7. Передаваемые для компьютерной обработки рукописи, а также вставки, поправки, сноски должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа ручкой с синим, фиолетовым или черным стержнем с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Для компьютерной обработки не принимаются вырезки из газет и журналов. При подготовке для компьютерной обработки рукописных материалов особое внимание следует обращать на то, чтобы были разборчиво написаны фамилии, наименования организаций, их адреса, специальные термины, географические названия и иностранные слова.

16.2. Копирование и тиражирование документов и материалов

16.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются ответственным за ведение делопроизводства.

16.2.2. Для копирования и тиражирования принимаются только материалы и документы ИКБО. Копирование и тиражирование иных материалов осуществляется по согласованию с секретарем ИКБО.

16.2.3. Материалы для копирования и тиражирования передаются вместе с заполненным и подписанным исполнителем бланком заказа (Приложение № 16), в котором необходимо указать, как должна быть выполнена работа: с оборотом, уменьшением, увеличением, 1:1, со сшиванием или брошюрованием.

16.2.4. Разрешение на копирование и тиражирование материалов в цветном изображении дает председатель (заместитель председателя, секретарь) ИКБО.

16.2.5. Изготовление больших тиражей (более 100 экз.) или тиражирование объемных материалов (более 100 л.) производится с разрешения председателя (заместителя председателя, секретаря) ИКБО.

16.2.6. Материалы, передаваемые для копирования и тиражирования, должны быть четко отпечатаны (как правило, первые экземпляры).

16.2.7. Для копирования и тиражирования не принимаются книги, журналы, газеты, сброшюрованные или сшитые документы и материалы.

16.2.8. Копирование и тиражирование документов и материалов выполняется, как правило, в порядке их поступления.

16.2.9. Документы, выносимые на рассмотрение ИКБО, тиражируются в первую очередь.

Порядок использования имеющейся в структурных подразделениях Аппарата копировальной техники устанавливается их руководителями с учетом эксплуатационных требований и настоящей Инструкции.

16.3. Диктофонная запись

16.3.1. Диктофонная запись заседаний ИКБО и других мероприятий, проводимых в ИКБО, осуществляется ответственным за ведение протокола.

Структурные подразделения Аппарата и должностные лица, ответственные за проведение совещаний и других мероприятий, не позднее чем за три дня уведомляют ответственного за ведение протокола о необходимости диктофонной записи проводимых мероприятий.

16.3.2. При необходимости по решению ИКБО, указанию председателя, заместителя председателя или секретаря ИКБО производится расшифровка диктофонной записи заседания ИКБО и других мероприятий, проводимых в ИКБО.

Диктофонные записи заседаний ИКБО и иных мероприятий по минованию надобности, но не ранее чем через семь дней, стираются. Исключение составляют диктофонные записи хода заседаний ИКБО по вопросам рассмотрения жалоб (обращений) граждан, а также обсуждения спорных вопросов, в том числе рассмотрение которых привело к особому мнению членов ИКБО. В этом случае диктофонные записи хранятся в электронном виде в течение одного года, а затем стираются.
17. Формирование дел, передача их в Архив,

использование архивных документов

17.1. Составление и утверждение номенклатуры дел

17.1.1. Делопроизводство в ИКБО ведется в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения (Приложение № 17).

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (5 лет и более) сроков хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы ИКБО, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки, а также другие учетные формы.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

Индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, состоит из индекса структурного подразделения (Приложение № 18) и порядкового номера дела.

17.1.2. Срок хранения и номер дела указываются в номенклатуре дел со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Срок хранения документов, не указанных в Перечне, устанавливается экспертной комиссией ИКБО (далее – ЭК) по согласованию с Центральной избирательной комиссией Российской Федерации и представлению Архивом.

При определении сроков хранения следует также руководствоваться постановлениями Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, определяющими сроки хранения избирательной документации, и Примерной номенклатурой дел избирательной комиссии, утвержденной Центральной избирательной комиссией Российской Федерации.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

17.1.3. Номенклатура дел ИКБО на предстоящий календарный год разрабатывается в последнем квартале текущего года. При составлении номенклатуры учитывается характер выборов, проводимых на территории Белгородской области в предстоящем году.

17.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения Аппарата на предстоящий календарный год составляется до 1 ноября текущего года, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется ответственному за делопроизводства для последующего согласования общей номенклатуры дел ИКБО с Архивом.

Во вновь созданном структурном подразделении Аппарата номенклатура дел разрабатывается в месячный срок и представляется ответственному за делопроизводства для последующего согласования общей номенклатуры дел ИКБО с Архивом.

17.1.5. Номенклатура дел ИКБО составляется ответственным за делопроизводство по согласованию с Архивом на основании номенклатур дел структурных подразделений Аппарата. После рассмотрения и одобрения ЭК номенклатура дел ИКБО утверждается секретарем ИКБО и вводится в действие с 1 января следующего года.

После утверждения номенклатуры дел ИКБО в структурные подразделения Аппарата направляются выписки из соответствующих разделов, заверенные печатью «Избирательная комиссия Белгородской области».

17.1.6. В случае возникновения в течение текущего года новых дел они по согласованию с секретарем ИКБО, Архивом и ответственным за делопроизводство дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел соответствующего структурного подразделения Аппарата.

17.1.7. В номенклатуре дел ИКБО предусматриваются резервные номера дел.

17.1.8. По окончании календарного года работник, ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения Аппарата, в конце выписки из номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в Архив.

17.2. Формирование дел в структурных подразделениях Аппарата

17.2.1. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списываются исполнителем в дело. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре дел и дата его списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В ЭРК вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю работником, ответственным за делопроизводство.

17.2.2. Исполненные документы формируются в дела работником, ответственным за ведение делопроизводства ИКБО, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи Архива.

17.2.3. При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

17.2.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;

подлинные (первые) экземпляры документов подшиваются отдельно от их копий;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре дел;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело помещается только один экземпляр документа. Черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

17.2.5. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

17.2.6. В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

17.2.7. Документы внутри дела располагаются по хронологии или по вопросно-логическому принципу, допускается сочетание этих принципов.

Нормативные и организационно-распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по их хронологии.

Протоколы заседаний ИКБО располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию ИКБО, в том числе подлинные постановления ИКБО вместе с относящимися к ним приложениями, помещаются после соответствующего протокола.

В дело включаются документы, объединенные одним заседанием, а именно: протокол заседания ИКБО, список приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, выписки из протокола и приложения к ним; протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании ИКБО, расшифрованная диктофонная запись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений и выписок из протоколов.

Распоряжения ИКБО по кадровым вопросам вместе с относящимися к ним приложениями и материалами группируются в дело отдельно от других распоряжений.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация, независимо от даты ее составления, включается в дело того года, к которому она относится.

В дело «Переписка» документы помещаются по дате их исполнения, при этом исходящий (ответный) документ находится после входящего (инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета работников аппарата избирательной комиссии формируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.

17.2.8. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в Архив дела с документами постоянного и временного (5 лет и более) сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

17.2.9. Если к письмам или к каким-либо иным видам документов приложены документы с пометкой «Для служебного пользования», то все документы по данному вопросу формируются в дело с пометкой «Для служебного пользования».

17.3. Экспертиза ценности документов

17.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности ИКБО, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в Архив, а также в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

17.3.2. Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (до 5 лет и более) хранения и актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением ИКБО создана постоянно действующая Экспертная комиссия ИКБО по определению исторической, научной и практической ценности документов (далее – ЭК), в функции которой входит также рассмотрение и одобрение номенклатуры дел ИКБО.

17.3.3. ЭК в своей работе руководствуется федеральными законами «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», «Об Архивном деле в Российской Федерации», Положением об Архиве Избирательной комиссии Белгородской области, положением об ЭК и Инструкцией.

17.3.4. Экспертиза ценности документов осуществляется ЭК ИКБО, секретарем ИКБО и ответственным за делопроизводство.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Аппарата осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения для передачи в Архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих хранению в структурных подразделениях Аппарата; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

17.3.5. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

17.3.5. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов
рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

17.3.6. По результатам экспертизы ценности документов ответственный за ведение делопроизводства ежегодно составляет описи на дела постоянного и временного (до 5 лет и более) сроков хранения (Приложения № 19, № 20) и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. На дела временного (до 5 лет) хранения описи не составляются.

Ответственный за ведение делопроизводства избирательной комиссии составляет также акты о выделении к уничтожению дел и документов со сроками хранения до пяти лет.

Описи дел постоянного и временного (5 лет и более) сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел и документов утверждаются секретарем ИКБО.

17.3.7. При уничтожении документов со сроком хранения «До минования надобности» и тому подобных документов составляется акт, который подписывается не менее чем двумя работниками Аппарата и утверждается секретарем ИКБО.

17.3.8. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

17.3.9. Уничтожение документов, подлежащих уничтожению, производится путем сжигания, измельчения на фрагменты размером не более 2,5 кв.см, растворения или химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок.

17.3.10. Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

17.4. Оформление дел

17.4.1. Дела, подлежащие передаче на хранение в Архив, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя описание дела на обложке, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи, подшивку или переплет.

17.4.2. Перед подшивкой проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений.

Документы подшиваются в твердую обложку из картона. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов изымаются.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и резолюции.

17.4.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного срока хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов дела, подшивку или переплет.

Дела временного (до 5 лет) хранения подлежат частичному оформлению. При этом при подшивке документов используется прямой или обратный порядок их расположения, листы не нумеруются, заверительные надписи не делаются, документы хранятся в папках (скоросшивателях) различного типа.

Дела временного (более 5 лет) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы перекладываются по хронологии сверху вниз, нумеруются и подшиваются, внутренняя опись не составляется. Оформляются обложка и лист-заверитель.

17.4.4. Обложка дела оформляется по установленной форме
(Приложение № 21). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.

Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле и срок хранения дела.

17.4.5. Даты на обложке дела называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата – это дата самого раннего, а конечная дата – дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия – даты регистрации документов) и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в Архив, резолюций, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами.

При изменении наименования структурного подразделения Аппарата в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке к старому наименованию структурного подразделения приписывается новое.

17.4.6. Листы нумеруются карандашом с черным графитом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Лист большого формата (А2, А3), подшитый за один край, нумеруется в правом верхнем углу как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем – вложения. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

17.4.7. В делах постоянного срока хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу (Приложение № 22).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.

17.4.8. Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (Приложение № 23).

Лист-заверитель составляется работником, ответственным
за ведение делопроизводства ИКБО. В листе-заверителе дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и так далее, ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

Остальные реквизиты листа-заверителя заполняются в Архиве.

В листах-заверителях дел временного срока хранения указываются количество листов в деле, должность, инициалы и фамилия работника, сформировавшего дело.

17.5. Хранение документов и дел в структурных подразделениях Аппарата

17.5.1. Дела с момента их заведения и до передачи в Архив хранятся по месту их формирования – в структурных подразделениях Аппарата.

За сохранность документов и дел несет ответственность секретарь ИКБО.

Дела находятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях и хранятся, как правило, в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел ИКБО, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

17.5.2. Изъятие документов из дел постоянного и временного хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения председателя ИКБО, при этом в деле обязательно остается заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.

17.6. Составление и оформление описей дел. Передача в Архив

17.6.1. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в структурном подразделении Аппарата. Затем дела временного (до 5 лет и более) хранения сдаются в архив ИКБО по графику, утвержденному секретарем ИКБО.

17.6.2. Дела со сроками хранения до 5 лет и с пометкой «До минования надобности» хранятся в структурных подразделениях Аппарата до истечения сроков их хранения и уничтожаются в установленном порядке.

17.6.3. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Аппарата работник, ответственный за ведение делопроизводства, в течение одного месяца с момента его ликвидации или реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в архив ИКБО независимо от сроков хранения.

17.6.4. В структурных подразделениях Аппарата в конце года на все завершенные и оформленные дела постоянного и временного (5 лет и более) хранения работником, ответственными за делопроизводство, составляются отдельные описи дел в двух экземплярах. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает Архив.

17.6.5. В подготовленном к сдаче в Архив деле постоянного хранения на последнем листе внутренней описи делается запись (или проставляется штамп) «В Архив», которая заверяется подписью секретаря ИКБО. В делах временного хранения, подлежащих сдаче в архив ИКБО, отметка о списании делается на внутренней стороне обложки дела.

17.6.6. В описи дел графа «Примечание» используется для проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и так далее.

17.6.7. Дела, оставленные на контроле в структурном подразделении, включаются в опись дел года. В графе «Примечание» карандашом делается запись «н/к» (на контроле).

17.6.8. Описи дел составляются по отдельности на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу.

17.6.9. Дела включаются в опись дел в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел ИКБО. Каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи дел заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов полностью пишется заголовок первого дела, на остальных делах (томах) пишется «То же», при этом другие реквизиты указываются полностью, а в описи дел на каждом новом листе заголовок этих дел воспроизводится полностью.

17.6.10. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается секретарем ИКБО.

17.6.11. При приеме дел в архив ИКБО ответственный за делопроизводство проверяет правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных настоящей Инструкцией, возвращаются в структурное подразделение Аппарата для устранения недостатков.

17.6.12. Передача дел осуществляется по описям дел или актам, которые подписывают представители обеих сторон (Приложение № 24), участвующих в приеме-передаче дел. Один экземпляр описи или акта хранится в ИКБО, а другой – в Архиве.

17.6.13. При передаче дел в Архив по описи на обоих экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в Архив дел, номера отсутствующих дел, инициалы и фамилии работников ИКБО и Архива, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.

17.6.14. Одновременно с документами в Архив передается и научно-справочный аппарат.

17.6.15. По указанию руководителя структурного подразделения Аппарата к сданному в Архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в заверительном листе. Эти документы подшиваются в дело непосредственно в Архиве работником, ответственным за делопроизводство.

17.6.16. На основании описей дел структурных подразделений Аппарата Архив составляет годовые разделы сводных описей дел ИКБО постоянного и временного хранения, которые рассматриваются на ЭК.

17.6.17. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются архивом ИКБО на государственное хранение в Архив по отдельной инструкции.

17.7. Использование документов Архива

17.7.1. К каждому делу, находящемуся на хранении в архиве ИКБО, составляется лист использования, который помещается в начале дела (Приложение № 25).

17.7.2. Документы и дела, находящиеся на хранении в архиве ИКБО, предоставляются членам ИКБО, работникам структурных подразделений Аппарата как для работы в помещении архива ИКБО, так и во временное пользование (не более одного месяца) вне архива ИКБО, на рабочее место.

Работникам структурных подразделений Аппарата документы представляются по требованию, подписанному секретарем ИКБО (либо руководителем структурного подразделения) (Приложение № 26).

При необходимости срок временного пользования может быть продлен с разрешения секретаря ИКБО.

Члены ИКБО и работники Аппарата несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов.

17.7.3. Изъятие документов из архивных дел, передача членами ИКБО и работниками структурных подразделений Аппарата архивных документов или их копий другим лицам или организациям не допускаются.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки.

17.7.4. Подлинные экземпляры протоколов заседаний ИКБО, постановлений и выписок из протоколов заседаний ИКБО не выдаются.

17.7.5. К работе с документами архива ИКБО с разрешения председателя, заместителя председателя, секретаря ИКБО допускаются работники аппарата правительства Белгородской области, депутаты Белгородской областной Думы, руководители исполнительных органов государственной власти Белгородской области, избирательных комиссий области, работники аппарата Полномочного представителя Президента РФ в Центральном федеральном округе, представители научных и других учреждений, общественных организаций, средств массовой информации, граждане Российской Федерации. Решение о допуске к работе с документами принимается на основании поступившего запроса и справки архива ИКБО о наличии запрашиваемых документов и возможности ознакомления с ними.

17.7.6. Под запросом о допуске к работе с документами архива ИКБО подразумевается обращение гражданина или официальное письмо за подписью руководителя государственного органа или общественной организации. В заявлении или письме обосновывается необходимость использования документов архива ИКБО, указывается тематика документов или их поисковые данные.

17.7.7. Пользователь знакомится с распорядком работы архива ИКБО и заполняет анкету (Приложение № 27).

17.7.8. Пользователь несет ответственность за нарушение правил использования полученной информации.

17.7.9. Работать с предоставленными для пользования документами вне помещения архива ИКБО запрещено. Выносить документы за пределы служебного помещения архива ИКБО разрешается только членам ИКБО и работникам структурных подразделений Аппарата.

17.7.10. Архив ИКБО, исходя из возможностей информационного обслуживания пользователей, организует их работу, определяя время, очередность и продолжительность посещения.

17.7.11. Пользователю предоставляется право заказать в архиве ИКБО копии документов. Копии с отобранных пользователем документов могут быть изготовлены с разрешения секретаря ИКБО.

Копии документов после проверки их работниками архива ИКБО направляются в адрес организации, приславшей запрос, или выдаются лично пользователю под расписку.

17.7.12. Пользователь имеет право публиковать документы архива ИКБО или содержащуюся в них информацию только с разрешения председателя, заместителя председателя или секретаря ИКБО.

Не подлежат опубликованию тексты протоколов, расшифрованных диктофонных записей заседаний ИКБО, а также распоряжения, подписанные председателем или заместителем председателя ИКБО по кадровым и финансовым вопросам.

В целях учета опубликованных документов архива ИКБО пользователь уведомляет архив ИКБО о дате публикации, ее названии и обязательно представляет в архив ИКБО экземпляр издания, в котором опубликован материал.

При публикации архивных документов ИКБО или содержащейся в них информации ссылка на архив ИКБО обязательна.

17.7.13. ИКБО имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.

17.8. Отбор, прием в архив ИКБО электронных документов, создание электронной библиотеки в архиве ИКБО и порядок работы пользователей с документами на машинных носителях

17.8.1. Архив ИКБО осуществляет комплектование, учет, хранение и использование электронных документов на основе применения средств вычислительной техники. Электронные документы, являющиеся частью архивного фонда Белгородской области, хранятся в архиве ИКБО в течение 15 лет, а затем передаются на государственное хранение в соответствии с требованиями и порядком, определенными отдельной инструкцией, нормативными и методическими документами Росархива.

17.8.2. Архив ИКБО проводит отбор, прием, учет, экспертизу ценности электронных документов, поступающих от структурных подразделений Аппарата на дисках, дискетах и по каналам связи, одновременно с сопроводительной документацией к ним.

17.8.3. Информация в машиночитаемом виде может быть зафиксирована либо на дискете и диске, либо в виде файла автоматизированного банка (базы) данных (БД). В первом случае производится отбор на хранение подлинника электронного документа или заменяющего его дубликата (копии), не имеющих бумажных аналогов. Во втором случае архив ИКБО производит отбор соответствующих файлов БД или целиком БД.

17.8.4. Подготовка электронных документов на дискетах и дисках к сдаче в архив ИКБО состоит из следующих этапов:

проверка физического состояния;

проверка качества записи;

описание;

проставление шифров или надписей (на футлярах);

подготовка актов приема-передачи или актов об уничтожении.

17.8.5. Передаваемый в архив ИКБО электронный документ в виде файла прикрепляется к ЭРК (при ее отсутствии она заводится в архиве ИКБО).

17.8.6. Электронные копии отсканированных документов прикрепляются к ЭРК, вводятся в хранилище отсканированных документов «Mercury», а диски вливаются в DVD-библиотеку системы электронного архива ИКБО, где с помощью сервера Saperion осуществляется поиск нужных документов.

17.8.7. Электронные документы с дискет и дисков при необходимости также могут добавляться в электронный архив.

17.8.8. На электронные документы, не подлежащие передаче на государственное хранение и утратившие практическое значение для ИКБО, составляется акт о выделении к уничтожению, который рассматривается ЭК и утверждается секретарем ИКБО.

17.8.9. Электронные документы, находящиеся на хранении в архиве ИКБО, используются в научных и практических целях в порядке, установленном действующими правовыми нормами.

17.8.10. Электронные документы, выдаваемые пользователю, не должны изменяться в процессе их использования. Пользователь обязан обеспечить информационную и физическую сохранность электронных документов.

17.8.11. ИКБО сохраняет за собой предусмотренное федеральным законодательством право интеллектуальной собственности на электронные документы, сданные на государственное хранение. В случае реорганизации ИКБО это право переходит к правопреемнику, а в случае ее ликвидации - к Государственному архиву Белгородской области.
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   15

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Новосибирской...
В соответствии с постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 21 апреля 2011 года №6/37-6 «о примерной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Калининградской...
В соответствии с Постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20 января 2016 года №321/1832-6 «Об утверждении...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения...
Об Инструкции по делопроизводству в участковой комиссии и Примерной номенклатуре дел участковой комиссии

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Республики...
«о примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации», на основании выписки из протокола...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской...
В целях совершенствования делопроизводства в избирательной комиссии Саратовской области, избирательная комиссия Саратовской области...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству территориальной избирательной комиссии...
Об Инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Канского района Красноярского края

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в территориальной (районной, городской...
Заслушав и обсудив сообщение секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации Н. Е. Конкина, Центральная избирательная...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству Общие положения > Правовой основой...
Утвердить Инструкцию по делопроизводству согласно Приложению к данному распоряжению

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconБелгородской области постановление
Об организации работы Старооскольской территориальной избирательной комиссии в межвыборный период

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconГ. Саратов о выполнении Плана работы избирательной комиссии Саратовской области за 2017 год
Во исполнение постановления избирательной комиссии Саратовской области от 28 декабря 2016 года №148/2-5 «о плане работы избирательной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconПротокол заседания контрольно-ревизионной службы при Избирательной...
Солдатов Алексей Николаевич – заместитель председателя Избирательной комиссии Самарской области. Заместитель руководителя контрольно-ревизионной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconОбщие положения
Об утверждении Порядка ведения делопроизводства в территориальной избирательной комиссии

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconРеспублики Бурятия Буряад Республикын h унгуулиин комиссиин тогтоол 24 марта 2016 г
«Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации», заслушав и обсудив...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИзбирательная комиссия саратовской области постановление
О внесении изменений в постановление избирательной комиссии Саратовской области от 27 декабря 2017 года №6/2-6 «О составе Консультативного...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconТерриториальная избирательная комиссия города находки решение
В соответствии со статьей 26 Избирательного кодекса Приморского края, решением Избирательной комиссии Приморского края от 06. 02....

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconДокумента
Белгородской области от 4 ноября 2004 года n 155-пп "Об утверждении программы реформирования системы управления общественными финансами...


Инструкция




При копировании материала укажите ссылку © 2000-2017
контакты
instryktsiya.ru
..На главную