Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения


страница8/15
instryktsiya.ru > Инструкция по применению > Инструкция
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   15

9. Оформление распоряжений и служебных писем

9.1. Оформление распоряжений.

9.1.1. Распоряжениями председателя ИКБО оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы ИКБО.

Обеспечение качественной подготовки проектов распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений Аппарата, которые готовят и вносят проект по поручению председателя, заместителя председателя, секретаря, членов ИКБО, либо по инициативе структурных подразделений Аппарата.

9.1.2. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей и должен иметь заголовок.

9.1.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

9.1.4. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

9.1.5. Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

9.1.6. В последнем пункте распорядительной части как правило (или при необходимости), указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом.

9.1.7. Проект распоряжения печатается на бланке установленной формы шрифтом № 14. На каждом листе документа проставляется имя файла.

9.1.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

9.1.9. Каждое приложение к проекту распоряжения печатается отдельно. Размеры полей, шрифт и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текста распоряжения.

9.1.10. Проект распоряжения должен быть завизирован исполнителями, подготовившими проект, руководителями соответствующих структурных подразделений Аппарата и членом ИКБО, курирующим соответствующее направление работы.

Если в распоряжении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий и созданных при ИКБО организаций, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей, то необходима виза главного бухгалтера и главного специалиста-юрисконсульта Аппарата, а в некоторых случаях председателя профсоюзного комитета ИКБО.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа распоряжения в нижней его части.

Возражения по проекту распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

9.1.11. Распоряжения подписывает председатель ИКБО, а в его отсутствие, по согласованию с ним - заместитель председателя ИКБО или исполняющий обязанности председателя ИКБО.

9.1.12. Распоряжения регистрируются в соответствующих журналах учета распоряжений, а также с использованием АСД и формируются в дела вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения в соответствии с номенклатурой дел. К ЭРК присоединяется электронная версия распоряжения.

9.1.13. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется индекс «р» - по основной деятельности, «к» - по вопросам направления в командировки, дисциплинарных взысканий, учебных и других отпусков и т.п., «лс» - по личному составу (распоряжениям о приеме, переводе, увольнении, поощрении).

9.1.14. Проекты распоряжений по вопросам, касающимся приема на работу, увольнения, перевода, поощрения работников Аппарата, наложения на них взыскания, направления их в командировки, готовятся ответственным за ведение кадровой работы ИКБО на основании соответствующих представлений руководителей структурных подразделений и представляются на подпись председателю, заместителю председателя ИКБО.

Проекты распоряжений о направлении членов ИКБО в командировки готовятся на основании соответствующих поручений председателя, заместителя председателя, секретаря ИКБО.

В распоряжениях по кадровым вопросам констатирующая часть может отсутствовать, а распорядительная часть начинается глаголами: «Назначить», «Перевести», «Уволить», «Премировать» и так далее. Каждый пункт распоряжения должен быть точно сформулирован в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и ФЗ «О государственной гражданской службе в Российской Федерации».

9.1.15. Подписанные распоряжения по кадровым вопросам оформляются и регистрируются консультантом по работе с кадрами Аппарата отдельно от распоряжений по общим вопросам с использованием журнальной системы учета, а также возможно с использованием системы АСД-Кадры, а затем ЭРК экспортируются в ГАС «Выборы».

9.1.16. Подлинники распоряжений по кадровым вопросам хранятся в отделе кадров в течение установленного номенклатурой дел ИКБО, а затем передаются в Архив.

9.1.17. По вопросам установления ежемесячной доплаты к государственной пенсии и пенсии за выслугу лет председатель ИКБО издает распоряжения, которые оформляются и регистрируются ответственным за ведение кадровой работы.

Распоряжения подписывает председатель ИКБО, подпись которого удостоверяется гербовой печатью ИКБО.

Подлинники решений направляются в Пенсионный фонд, а копии подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года.

Распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; распоряжения по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Датой распоряжения является дата его подписания.

Копии распоряжений или их размноженные экземпляры заверяют печатью и направляют адресатам в соответствии со списком рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

9.1.18. Дата и номер распоряжения.

Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера распоряжения.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

Об отпуске Дегтяря В.П.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

9.2. Служебные письма.

9.2.1. Служебные письма ИКБО готовятся:

как ответы о выполнении поручений должностных лиц органов исполнительной власти Белгородской области;

как ответы по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции ИКБО;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов ИКБО;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

9.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией председателя (заместителя председателя, секретаря) ИКБО на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

9.2.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4; изготовление бланков писем с изображением герба Белгородской области средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

9.2.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа «Избирательная комиссия Белгородской области считает..."» или от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

9.2.5. Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
10. Прием и передача служебной информации, содержащей

персональные данные избирателей, участников референдума

материалов при формировании и ведении регистра избирателей,

участников референдума. Хранение документов,

в том числе на машиночитаемых носителях

10.1. Порядок работы с информацией, содержащей персональные данные избирателей, участников референдума, определяется постановлением ЦИК России от 19 ноября 2008 года № 138/1017-5 «О внесении изменений в Положение о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации», Регламентом применения Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» для решения задач, связанных с регистрацией (учетом) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденным постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 28 февраля 2006 года № 172/1112-4 (далее - Регламент), Положением об обеспечении безопасности информации в ГАС «Выборы», утвержденным постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 28 февраля 2007 года № 200/1254-4 (далее - Положение), и Инструкцией по организации доступа к персональным данным и иной конфиденциальной информации, обрабатываемой на комплексах средств автоматизации ГАС «Выборы», утвержденной постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 3 ноября 2003 года № 49/463-4. Прием, обработка и регистрация поступающей в ИЦ ИКБО информации, материалов, сведений об избирателях, в том числе на машиночитаемых носителях, при формировании и ведении Регистра избирателей, участников референдума, а также их передача производятся ответственными работниками Аппарата, выполняющими функции системных администраторов соответствующих комплексов средств автоматизации территориальных избирательных комиссий ГАС «Выборы» Белгородской области (далее - СА КСА ТИК). Постановлением губернатора Белгородской области от 29 августа 2005 г. № 142 «О дополнительных мерах по реализации Федерального Закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме Граждан Российской Федерации», избирательного кодекса Белгородской области» в части обеспечения регистрации (учёта) избирателей, участников референдума. Постановлением губернатора Белгородской области от 15 марта 2006 г. № 30 «О сроках представления сведений о гражданах российской федерации для осуществления учета избирателей, участников референдума на территории Белгородской области».

10.2. Получение работником ИЦ ИКБО, исполняющим функциональные обязанности системного администратора КСА ТИК ГАС «Выборы» муниципального образования (далее - системный администратор), носителей информации, содержащих сведения о гражданах Российской Федерации, от глав администраций муниципальных районов, городских округов в соответствии с Положением осуществляется на бумажном носителе в машинописном виде, с предоставлением электронной копии сведений на машиночитаемых носителях (формат файла - *.txt, *.dbf, *.xls). Каждый прием данных от главы администрации муниципального района, городского округа, осуществляется с оформлением трех экземпляров акта приема-передачи. Первый экземпляр акта возвращается главе администрации муниципального района, городского округа, второй направляется в ИЦ ИКБО, третий экземпляр хранится в избирательной комиссии муниципального образования у системного администратора.

10.3. Сведения об избирателях подлежат регистрации в журнале учета входящих сведений об избирателях с указанием следующей информации: дата поступления сведений, входящий регистрационный номер, состоящий из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа, разделенного косой чертой, наименование организации (ОМС), приложение к документу (наличие машиночитаемого носителя), наличие акта приема-передачи, подпись исполнителя.

10.4. По результатам обработки полученных персональных сведений, системный администратор направляет главе администрации муниципального района, городского округа, протокол по вводу в базу данных ГАС «Выборы» сведений о гражданах Российской Федерации.

10.5. Сведения об избирателях являются информацией конфиденциального характера, в связи с чем доступ к ним ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. СА КСА ТИК несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

10.6. Все действия по обработке персональных сведений должны выполняться только системным администратором. При выявлении неточностей в предоставленных персональных сведениях системный администратор незамедлительно направляет информацию об этом главе администрации муниципального района, городского округа для проверки и уточнения. Учет выполненных работ регистрируется в журнале.

10.7. Срок хранения актов и сведений, полученных от глав администраций муниципального района, городского округа, содержащих персональные сведения, не менее одного года. По истечении одного года акты и сведения уничтожаются в соответствии с пунктом 17.3.7 настоящей Инструкции.

10.8. Сведения об избирателях, поступившие на бумажных носителях, подлежат хранению в запирающихся шкафах, в помещениях, где располагается КСА ГАС «Выборы» соответствующей территории. Сведения об избирателях (в том числе на машиночитаемых носителях) уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке через один год со дня их получения с составлением акта об уничтожении в присутствии СА КСА ТИК и председателя территориальной избирательной комиссии.

Документы, содержащие конфиденциальную информацию, подлежат уничтожению только путем сжигания в присутствии председателя соответствующей избирательной комиссии и СА КСА ТИК.

Исключается ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми документами и неполное уничтожение документов, позволяющее восстановить их.

Акт об уничтожении составляется в двух экземплярах, один из которых остается у СА КСА ТИК, второй передается в ИКБО. Акты об уничтожении сведений об избирателях подлежат хранению в течение сроков, установленных номенклатурой дел ИКБО.

В случае обжалования итогов голосования на соответствующей территории сведения об избирателях не уничтожаются до момента принятия соответствующей избирательной комиссией решения либо до дня вступления в законную силу судебного решения по жалобе.

10.10. При выявлении некорректных сведений об избирателях, в том числе повторяющихся записей, СА КСА ТИК направляет их на бумажном носителе по форме, утвержденной ИКБО, а также, при наличии технических возможностей, на машиночитаемом носителе (формат файла - *.txt, *.dbf, *.xls) по Акту приема-передачи некорректных сведений, в том числе повторяющихся записей, о гражданах Российской Федерации, главе администрации муниципального района, городского округа, для проверки и уточнения.

Некорректные сведения подлежат регистрации в журнале учета исходящих сведений о гражданах Российской Федерации для проверки сведений, необходимых для формирования и ведения регистра избирателей, передачи протоколов работы по вводу в базу данных ГАС «Выборы», с указанием следующей информации: дата передачи сведений (протоколов) главе администрации муниципального района, городского округа, исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа, разделенного косой чертой, адресат, краткое содержание документа, должность, Ф.И.О. получателя сведений (протоколов), дата, подпись в получении сведений (протоколов), отметка об исполнении.

В этом же порядке с соответствующей регистрацией в журнале учета передаются главе администрации муниципального образования протоколы работы по вводу в базу данных ГАС «Выборы».

10.11. Системный администратор на основании сведений, содержащихся в базе данных, формирует территориальный фрагмент Регистра по состоянию на 1 января и 1 июля каждого года по форме № 2.1 риур и передает главе администрации муниципального района, городского округа в порядке, предусмотренном Регламентом в установленные сроки на защищенном от записи машиночитаемом носителе по акту, форма которого утверждается избирательной комиссией. При передаче оформляется акт приема-передачи в трех экземплярах. Первый экземпляр акта передается главе администрации муниципального района, городского округа, второй направляется в ИЦ ИКБО, третий экземпляр хранится в избирательной комиссии муниципального образования у системного администратора.

Акты о передаче сведений об избирателях подлежат хранению в течение сроков, установленных номенклатурой дел избирательной комиссии.

Копия фрагмента хранится на КСА ТИК ГАС «Выборы» в течение одного года с момента формирования.

10.12. Изменения соответствующего территориального (регионального) фрагмента базы данных по состоянию на 1 февраля, 1 мая, 1 августа и 1 ноября каждого года передаются в вышестоящую избирательную комиссию. Передача должна сопровождаться протоколом передачи фрагмента базы данных ГАС «Выборы» и сопроводительным письмом, на которых в правом верхнем углу проставляется пометка «Для служебного пользования». Передача изменений фрагмента осуществляется только посредством фельдъегерской почты, специальной почты или системным администратором лично.

10.13. Работники ИЦ обязаны хранить документы и информационные ресурсы ГАС «Выборы», содержащие персональные данные, только на предварительно учтенных машиночитаемых (гибких и жестких магнитных дисках, оптических дисках) носителях информации или бумажных носителях. Учет носителей информации ведется в журнале установленной формы, отдельно от других документов. Обращение с документами и информационными ресурсами ГАС «Выборы» должно исключать их хищение, несанкционированное копирование, подмену или уничтожение.

10.14. Доступ к информационным ресурсам ГАС «Выборы», содержащим и не содержащим персональные данные, осуществляется в порядке, установленном федеральным законодательством, нормативными правовыми актами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации и ИКБО. При этом СА КСА ТИК обязан выполнять требования инструкции по обеспечению информационной безопасности и вести журнал учета доступа к информационным ресурсам ГАС «Выборы».

10.15. Зарегистрированный документ, информация, материал после обработки, исполнения, использования помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел ИКБО.

10.16. Хранение документов, в том числе на машиночитаемых носителях, образуемых при формировании и ведении регистра избирателей, участников референдума, а также их уничтожение осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией, в том числе с использованием специального оборудования (сейфы, запирающиеся металлические шкафы и т.п.) избирательной комиссии муниципального образования.

10.17. Случайная выборка кандидатов в присяжные заседатели на основе персональных данных об избирателях, входящих в информационные ресурсы ГАС «Выборы», выполняется на КСА ТИК системным администратором в течение трех рабочих дней. Случайная выборка кандидатов в присяжные заседатели оформляется на бумажном носителе и дублируется на машиночитаемом носителе. Факт передачи случайной выборки кандидатов для включения в общие списки присяжных заседателей оформляется соответствующим актом в трех экземплярах.

11. Организация работы с поручениями председателя, заместителя председателя, секретаря, члена ИКБО

11.1. Поручения готовятся по инициативе руководителей и членов ИКБО, руководителей структурных подразделений Аппарата во исполнение постановлений и иных нормативных документов ИКБО, протоколов совещаний, проводимых в ИКБО, планов.

11.2. Поручения председателя, заместителя председателя, секретаря ИКБО оформляются на бланках установленной формы формата А6 (Приложение № 11).

11.3. Поручения председателя, заместителя председателя, секретаря, члена ИКБО регистрируются с использованием АСД ответственным за делопроизводство.

11.4. Поручениям присваивается регистрационный номер, состоящий из буквенного индекса «П», буквенного индекса названия должности и отделенного от них дефисом порядкового номера (например, поручение председателя ИКБО – «№ ПП-1», заместителя председателя ИКБО – «№ ПЗП-1», секретаря ИКБО – «№ ПС-1», члена ИКБО – «№ ПЧК-1».

11.5. Поручения передаются исполнителям ответственным за делопроизводство.

11.6. Поручения председателя, заместителя председателя ИКБО, данные на оперативных совещаниях, оформляются на основании диктофонной записи и регистрируются с использованием АСД.

Поручениям присваивается регистрационный номер, состоящий из буквенного индекса «ППУ» и отделенного от него дефисом порядкового номера (например, «ППУ-1»).

Поручения, данные на оперативных совещаниях, передаются исполнителям ответственным за делопроизводство.

11.7. В поручениях, как правило, указывается срок (календарная дата) их исполнения. В тексте поручения могут быть указания «Срочно» или «Оперативно», которые предусматривают соответственно трехдневный или десятидневный срок исполнения, считая от даты подписания.

Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, то оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

11.8. Контроль за сроками исполнения поручений председателя, заместителя председателя, секретаря, члена ИКБО осуществляет секретарь ИКБО.

11.9. После исполнения поручений документы помещаются в дела согласно номенклатуре дел ИКБО.
12. Контроль за исполнением документов

12.1. Контролю за исполнением подлежат:

постановления и другие документы Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

поручения, содержащиеся в постановлениях ИКБО,

поручения, содержащиеся в распоряжениях председателя, заместителя председателя ИКБО,

протокольные поручения,

письменные поручения председателя, заместителя председателя, секретаря, члена ИКБО

поручения председателя, заместителя председателя, секретаря, члена ИКБО, высказанные на оперативных совещаниях;

планы мероприятий,

входящие документы и обращения граждан согласно Перечню подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (Приложение № 12) с учетом резолюций председателя (заместителя председателя, секретаря) ИКБО,

исходящие документы, требующие ответа, письма и телеграммы граждан.

12.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 12.1 (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляют секретарь ИКБО, руководители структурных подразделений Аппарата, на которых соответствующим документом возложен контроль за его исполнением либо которые являются координаторами исполнения или ответственными за исполнение соответствующих документов.

12.3. Распоряжения председателя избирательной комиссии и планы мероприятий исполняются в сроки, указанные в документах.

12.4. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы ИКБО, осуществляют руководители структурных подразделений Аппарата, в которых подготовлены данные документы.

12.5. Сроки исполнения поручений, содержащихся в постановлениях ИКБО, распоряжениях председателя или заместителя председателя ИКБО, поручений председателя, заместителя председателя, секретаря ИКБО, высказанных на оперативных совещаниях, определяются этими документами.

12.6. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан определяют руководители ИКБО исходя из сроков, установленных законодательством, сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в Приложении № 12.

Документы с пометками «Весьма срочно», «Срочно» предусматривают трехдневный срок исполнения, документы с пометкой «Оперативно» - десятидневный.

Если срок исполнения не указан, то документ подлежит исполнению в месячный срок.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях со дня его регистрации.

Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

12.7. В случае указания во входящем документе срока, к которому предполагается получить ответ, этот срок, если в резолюции не указан другой, как правило, должен соблюдаться.

12.8. Ответственность за внесение в ЭРК сроков исполнения документов возлагается:

на ответственного за делопроизводство при регистрации входящих и исходящих документов, обращений граждан;

на заместителя председателя и секретаря ИКБО при регистрации письменных поручений председателя, заместителя председателя, секретаря, членов ИКБО, при постановке на контроль поручений, содержащихся в постановлениях ИКБО, протокольных поручений, при регистрации поручений председателя, заместителя председателя ИКБО, высказанных на оперативных совещаниях, а также при постановке на контроль поручений, содержащихся в постановлениях ЦИК России, выписках из протоколов заседаний ЦИК России, распоряжениях председателя, заместителя председателя ИКБО.

12.9. Контроль сроков исполнения документов осуществляется централизованно секретарем ИКБО.

12.10. Ответственность за своевременное и полное внесение в ЭРК информации о состоянии исполнения документов возлагается на ответственного за ведение делопроизводства.

В планах мероприятий контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в ЭРК.

12.11. Срок исполнения документа может быть продлен только председателем (заместителем председателя, секретарем) ИКБО. Продление срока исполнения должно быть оформлено не позднее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

При необходимости продления срока исполнения документа координатор исполнения, ответственный за исполнение не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляют на имя руководителя ИКБО докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.

Регистрационный номер и дата докладной записки с резолюцией руководителя ИКБО о согласовании продления срока исполнения документа незамедлительно вносится в ЭРК. На основании указанной информации отдел планирования и контроля изменяет в ЭРК срок исполнения документа.

12.12. На каждый контрольный документ оформляется контрольная карточка в двух экземплярах (Приложение № 13). Один экземпляр карточки находится у работника, ответственного за делопроизводство избирательной комиссии, а другой вместе с документом направляется исполнителю.

12.13. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в АСД отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.

Основаниями для снятия документа с контроля являются:

докладная записка на имя руководителя ИКБО об исполнении документа или отдельных его пунктов;

докладная записка ответственного за исполнение о снятии документа с контроля, согласованная с координатором исполнения;

постановление ИКБО, распоряжение по результатам исполнения документа;

ответ на входящий документ, обращение гражданина, подписанный председателем, заместителем председателя, секретарем или членом ИКБО;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

запись в ЭРК ответственным за делопроизводство об устном ответе, данном автору входящего документа, с пометкой о согласовании с координатором исполнения.

Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль, при этом на документе и в карточке делается отметка о снятии с контроля.

12.14. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие организации для рассмотрения с целью получения ИКБО информации, необходимой для рассмотрения поставленных в документе вопросов по существу. В случае необходимости координатор исполнения информирует об этом автора документа. В этом случае исполнитель ставит в регистрационной карточке отметку о продлении срока рассмотрения документа до получения ответа;

если он направляется в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием ИКБО о результатах исполнения.

Документ считается исполненным и снимается с контроля, если он направлен в другие органы, организации и учреждения для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и для последующего информирования автора о результатах.

12.15. Постановление ИКБО снимается с контроля по решению ИКБО на основании информации исполнителей, подготовивших данный документ, в срок, указанный в документе.

12.16. Перевод документа, подлежащего контролю исполнения, в разряд «Исполнен» осуществляет ответственный за делопроизводство только на основании отметки об исполнении документа, сделанной в его ЭРК по указанию координатора исполнения.

12.17. Ответственный за делопроизводство в ИКБО ежемесячно представляет председателю (заместителю председателя, секретарю) ИКБО письменную информацию о ходе исполнения находящихся на контроле документов.

12.18. При осуществлении контроля сроков исполнения документов ответственный за ведение делопроизводства взаимодействует со структурными подразделениями Аппарата с использованием АСД.

При отсутствии в ЭРК сведений о ходе или состоянии исполнения документа ответственный за делопроизводство за 5 дней до истечения срока исполнения направляет в структурные подразделения Аппарата оповещения-напоминания, а по истечении срока - уведомление о нарушении срока исполнения документа.

12.19. Ответственный за ведение делопроизводства еженедельно готовит:

председателю, заместителю председателя, секретарю ИКБО – информации об исполнении устных поручений, высказанных на оперативных совещаниях, а также о ходе исполнения поручений, содержащихся в отдельных постановлениях и распоряжениях, информацию о количестве контрольных документов с истекшим сроком исполнения и числящихся не исполненными по данным, содержащимся в АСД, по структурным подразделениям Аппарата;

членам ИКБО - информацию о контрольных документах с истекшим сроком исполнения и числящихся не исполненными по данным, содержащимся в АСД, по которым они являются координаторами исполнения;

секретарю ИКБО - информацию о количестве контрольных документов с истекшим сроком исполнения и числящихся не исполненными по данным, содержащимся в АСД, по структурным подразделениям Аппарата;

руководителям структурных подразделений Аппарата - информацию о контрольных документах с истекшим сроком исполнения и числящихся не исполненными по данным, содержащимся в АСД, по которым они являются ответственными за исполнение.
13. Работа с документами

в структурных подразделениях Аппарата

13.1. Входящие документы, рассмотренные председателем, заместителем председателя и секретарем ИКБО, направляются для исполнения членам ИКБО и в структурные подразделения Аппарата только через ответственного за ведение делопроизводства.

13.2. Зарегистрированные документы передаются из одного структурного подразделения Аппарата в другое только через ответственного за ведение делопроизводства, который оформляет переадресование документов с использованием АСД.

13.3. Входящие документы, поступившие непосредственно в структурные подразделения Аппарата, в обязательном порядке направляются на регистрацию ответственному за ведение делопроизводства.

13.4. Подготовленные в структурном подразделении Аппарата внутренние документы, адресованные руководителям ИКБО и другим структурным подразделениям Аппарата, учитываются с использованием АСД работником, ответственным за делопроизводство.

Переписка между структурными подразделениями Аппарата по вопросам служебной деятельности ведется без регистрации документов.

Не рекомендуется вести переписку между структурными подразделениями Аппарата по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления.

13.5. В структурном подразделении Аппарата, в первую очередь обрабатывают документы с отметками, свидетельствующими о срочности их исполнения.

13.6. Руководители структурных подразделений Аппарата дают указания об исполнении поступивших к ним документов.

13.7. Все отметки о прохождении и исполнении документа в структурном подразделении Аппарата фиксируются в ЭРК работником, ответственным за делопроизводство.

Исполнители документов представляют информацию о ходе и результатах исполнения документов работнику, ответственному за делопроизводство, для внесения всех необходимых данных в ЭРК.

13.8. Работник, ответственный за делопроизводство, ежемесячно сверяет наличие документов, находящихся у исполнителей.

13.9. В случае утраты документа исполнитель немедленно докладывает непосредственному руководителю и сообщает работнику, ответственному за делопроизводство. По указанию руководителя соответствующего структурного подразделения Аппарата проводится проверка, о результатах которой информируется секретарь ИКБО.

13.10. Исполнители передают исполненные документы работнику, ответственному за делопроизводство, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
14. Доставка документов членам ИКБО

и в структурные подразделения Аппарата

14.1. Ответственный за делопроизводство забирает документы, рассмотренные председателем, заместителем председателя и секретарем ИКБО, как правило, не реже одного раз в день, а при необходимости - немедленно, и доставляет их исполнителям под роспись за них в карточках.

14.2. Внутренние документы, подготовленные членами ИКБО, в структурных подразделениях Аппарата, доставляются исполнителям ответственным за делопроизводство.

14.3. Документы в пределах структурных подразделений Аппарата доставляются ответственными за делопроизводство в ИКБО в эти структурные подразделения.

1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   15

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Новосибирской...
В соответствии с постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 21 апреля 2011 года №6/37-6 «о примерной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Калининградской...
В соответствии с Постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20 января 2016 года №321/1832-6 «Об утверждении...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения...
Об Инструкции по делопроизводству в участковой комиссии и Примерной номенклатуре дел участковой комиссии

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Республики...
«о примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации», на основании выписки из протокола...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской...
В целях совершенствования делопроизводства в избирательной комиссии Саратовской области, избирательная комиссия Саратовской области...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству территориальной избирательной комиссии...
Об Инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Канского района Красноярского края

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в территориальной (районной, городской...
Заслушав и обсудив сообщение секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации Н. Е. Конкина, Центральная избирательная...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству Общие положения > Правовой основой...
Утвердить Инструкцию по делопроизводству согласно Приложению к данному распоряжению

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconБелгородской области постановление
Об организации работы Старооскольской территориальной избирательной комиссии в межвыборный период

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconГ. Саратов о выполнении Плана работы избирательной комиссии Саратовской области за 2017 год
Во исполнение постановления избирательной комиссии Саратовской области от 28 декабря 2016 года №148/2-5 «о плане работы избирательной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconПротокол заседания контрольно-ревизионной службы при Избирательной...
Солдатов Алексей Николаевич – заместитель председателя Избирательной комиссии Самарской области. Заместитель руководителя контрольно-ревизионной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconОбщие положения
Об утверждении Порядка ведения делопроизводства в территориальной избирательной комиссии

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconРеспублики Бурятия Буряад Республикын h унгуулиин комиссиин тогтоол 24 марта 2016 г
«Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации», заслушав и обсудив...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИзбирательная комиссия саратовской области постановление
О внесении изменений в постановление избирательной комиссии Саратовской области от 27 декабря 2017 года №6/2-6 «О составе Консультативного...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconТерриториальная избирательная комиссия города находки решение
В соответствии со статьей 26 Избирательного кодекса Приморского края, решением Избирательной комиссии Приморского края от 06. 02....

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconДокумента
Белгородской области от 4 ноября 2004 года n 155-пп "Об утверждении программы реформирования системы управления общественными финансами...


Инструкция




При копировании материала укажите ссылку © 2000-2017
контакты
instryktsiya.ru
..На главную