Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения


страница7/15
instryktsiya.ru > Инструкция по применению > Инструкция
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   15

8. Подготовка, оформление, выпуск и учет документов,

рассматриваемых на заседаниях ИКБО.

8.1. Формирование проекта повести дня заседания ИКБО.

8.1.1. Проект повестки дня заседания ИКБО формируется секретарем ИКБО (как правило, не позднее чем за 7 дней до предполагаемой даты его проведения) на основании планов работы и поручений, содержащихся в постановлениях ЦИК России, ИКБО и согласовывается с председателем, заместителем председателя ИКБО, руководителями структурных подразделений Аппарата, ответственными за подготовку вносимых на заседание вопросов, и после согласования подписывается секретарем ИКБО.

8.1.2. Члены ИКБО, руководители структурных подразделений Аппарата вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планом, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов. Включение в повестку дня заседания ИКБО дополнительных вопросов согласовывается с секретарем ИКБО, а также с членом ИКБО, за которым закреплено соответствующее направление деятельности.

8.1.3. Согласованный с председателем и подписанный секретарем ИКБО проект повестки дня передается для тиражирования и рассылки ответственному за делопроизводство (как правило, не позднее чем в четырехдневный срок до даты заседания) членам ИКБО, руководителям структурных подразделений Аппарата, специалистам Аппарата.

8.1.4. Работник Аппарата, ответственный за взаимодействие со СМИ, по получении проекта повестки дня заседания ИКБО информирует средства массовой информации о дате заседания ИКБО и предлагаемых к рассмотрению вопросах, готовит пресс-релиз.

8.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания ИКБО.

8.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания ИКБО, готовятся под руководством члена ИКБО, за которым закреплено соответствующее направление деятельности, структурными подразделениями Аппарата.

8.2.2. Представляемые к рассмотрению на заседании ИКБО документы должны включать проект постановления, указанные в тексте проекта приложения (обращение, заявление, разъяснение, инструкция, методическое письмо, список, перечень, план, отчет, цифровая таблица, справка, информация, таблицы поправок и пр.), а при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу. Все материалы должны иметь заголовок и, как правило, представлены секретарю ИКБО не позднее чем за 5 рабочих дней до дня заседания комиссии.

8.2.3. Проекты постановлений, представляемые на рассмотрение ИКБО, как правило, печатаются и визируются непосредственными исполнителями, руководителями соответствующих структурных подразделений Аппарата. Проекты постановлений, содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий и созданных при ИКБО организаций, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером ИКБО. После визирования исполнителем проект документа представляется на визирование члену ИКБО, обеспечивающему и отвечающему за подготовку данного вопроса. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

8.2.4. Документы для визирования должны представляться в структурные подразделения Аппарата не позднее чем за 5 дней до заседания ИКБО.

8.2.5. Исполнитель проекта документа визирует каждое приложение к проекту. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления, так и в приложениях к нему. Если в приложении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий и созданных при ИКБО групп, советов эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей, оно должно быть завизировано также главным бухгалтером ИКБО

8.2.6. К проекту документа приобщаются подлинники документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании ИКБО.

8.2.7. Подготовленные и оформленные для рассмотрения на заседании документы направляются исполнителем секретарю ИКБО После просмотра, а в необходимых случаях и внесения в документы поправок, секретарь ИКБО пишет на проектах представленных документов резолюцию «На заседание», ставит подпись и дату и передает весь комплект документов для тиражирования.

8.2.8. Ответственный за делопроизводство комплектует папки с материалами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания ИКБО, раздает их членам ИКБО, работающим на постоянной (штатной основе), руководителям структурных подразделений Аппарата (по направлению деятельности), направляет их членам избирательной комиссии, работающим не на постоянной (штатной) основе, в том числе членам комиссии с правом совещательного голоса,. по электронной почте в установленный регламентом избирательной комиссии срок, либо выдает непосредственно перед заседанием ИКБО.

Если член ИКБО находится в отпуске, командировке или отсутствует по болезни, предназначенная для него папка с документами передается в его приемную, либо он может получить ее у ответственного за делопроизводство ИКБО.

8.2.9. Накануне дня заседания исполнитель документа представляет секретарю ИКБО список приглашенных на заседание ИКБО. В списке приглашенных указываются вопрос повестки дня, фамилии, имена, отчества приглашенных, их должности, официальное название представляемого органа, организации. Список согласовывается с секретарем ИКБО и подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения Аппарата.

8.2.10. Перед началом заседания работник, ответственный за подготовку заседания ИКБО, регистрирует приглашенных на заседание лиц по списку, после чего данный список представляется председателю и секретарю ИКБО.

8.2.11. В ходе заседания члены ИКБО уточняют вид документа (постановление, протокольное поручение), которым оформляется решение, принятое по вопросу, обозначенному в повестке дня заседания.

8.2.12. На заседании ИКБО ведется протокол и диктофонная запись.

8.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании ИКБО

8.3.1. Материалы, рассмотренные на заседании ИКБО, должны быть при необходимости доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

Срок доработки документов определяется регламентом ИКБО, но не должен превышать трех рабочих дней после заседания, если иной срок не определен федеральными законами или оговорен на заседании ИКБО.

8.3.2. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения и дополнения. В случае принятия ИКБО решения о необходимости контроля за выполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются ответственные за исполнение и определяется срок исполнения. Например:
«Возложить контроль за исполнением постановления на члена ИКБО (инициалы, фамилия) (начальника планово-финансового отдела – главного бухгалтера (инициалы, фамилия), руководителя структурного подразделения Аппарата (инициалы, фамилия)). О результатах исполнения проинформировать ИКБО до (ставится конкретная дата)".
8.3.3. Текст постановления, а также приложения к нему в обязательном порядке печатаются на бланке установленного образца и сохраняются в течение года в машиночитаемом виде. Приложения, созданные в структурных подразделениях Аппарата ИКБО, ИЦ при помощи программных средств системы ГАС «Выборы», преобразуются в файлы формата Microsoft Word и в машиночитаемом виде передаются ответственному за делопроизводство. На каждом листе документа внизу справа проставляется имя файла. Документ, подлежащий подписанию, представляется на окончательное визирование членами ИКБО и руководителями структурных подразделений Аппарата, обеспечивавшими его подготовку и доработку, а также лицам, с которыми ранее согласовывался проект. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.

8.3.4. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте. Каждое приложение визируется исполнителем, главным специалистом-юрисконсультом Аппарата, а также главным бухгалтером ИКБО, если в приложении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий и созданных при ИКБО организаций, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и избирателей.

8.3.5. Если вопросы, содержащиеся в постановлении, касаются деятельности одной или нескольких организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указывается наименование органа (организации), должность, фамилия, инициалы должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись. Лист согласования подписывается исполнителем, согласовавшим документ.

8.3.6. К оформленному для подписания постановлению исполнитель прилагает список должностных лиц и организаций, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан (Приложение № 8).

Список рассылки документов готовится исполнителем, руководителем соответствующего структурного подразделения Аппарата и утверждается секретарем ИКБО.

8.3.7. Оформленный комплект документов (постановление, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) исполнитель передает для проверки правильности оформления документов и последующего их подписания секретарю ИКБО и последующего представления на подпись председателю ИКБО.

8.3.8. Если на заседании ИКБО функции председателя ИКБО осуществлял заместитель председателя ИКБО, а в его отсутствие – секретарь ИКБО или один из членов ИКБО с правом решающего голоса, а также если функции секретаря ИКБО осуществлял один из членов ИКБО с правом решающего голоса, то подписи на протоколе, постановлении, поручении, сделанном в ходе заседания, оформляются следующим образом:

«Заместитель председателя ИКБО» - в случае временного отсутствия председателя ИКБО;

«Исполняющий обязанности председателя ИКБО» - в случае отсутствия заместителя председателя ИКБО и при наличии решения ИКБО о возложении на секретаря либо одного из членов ИКБО с правом решающего голоса функций председателя ИКБО;

«Исполняющий обязанности секретаря ИКБО» - в случае наличия распоряжения ИКБО, подписанного председателем ИКБО или исполняющим обязанности председателя ИКБО, о возложении на одного из членов ИКБО с правом решающего голоса функций секретаря ИКБО.

После подписания документы регистрируются с использованием АСД, электронная версия присоединяется к ЭРК (либо в журнале и электронная версия сохраняется в электронной базе постановлений ИКБО). На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.

8.3.9. Постановления, протокольные поручения, поступившие в ходе заседания ИКБО (далее - протокольные поручения), нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий ИКБО.

Номер постановления состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой. Например: 73/245.

Номер протокольного поручения состоит из номера протокола заседания ИКБО, порядкового номера протокольного поручения, перед которым ставится заглавная буква «П», разделенных дефисом. Например: 73-П1.

Соответствующие реквизиты вносятся в электронные версии документов.

8.3.10. Зарегистрированные документы подлежат хранению, а копия (электронная копия) передается в структурные подразделения Аппарата и ИЦ.

8.3.11. Копии постановлений направляются в соответствии со списком рассылки в другие организации.

8.3.12. Копии постановления ИКБО могут быть направлены отдельным гражданам, если основанием для рассмотрения на заседании вопроса послужило их обращение в ИКБО.

8.3.13. Если копии постановления, выписки из протокола необходимо отправить по электронной почте, исполнитель указывает это в списке рассылки.

8.3.14. Если принятое на заседании ИКБО решение подлежит размещению в сети Интернет на официальном сайте избирательной комиссии, электронная копия такого решения передается ответственным за делопроизводство избирательной комиссии начальнику ИЦ ИКБО.

8.3.15. Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает секретарь ИКБО. Ответственным за делопроизводство документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, на каждом экземпляре проставляется печать ИКБО с надписью «Избирательная комиссия Белгородской области», удостоверяющая подписи председателя и секретаря ИКБО (без воспроизведения подписей).

Изготовленный тираж передается для отправки.

Рассылка документов по электронной почте осуществляется ИЦ.

8.3.16. Оператор персонального компьютера ведет электронный каталог перечня зарегистрированных постановлений ИКБО, обрабатывает файлы с текстами документов для дальнейшего использования с применением компьютерных средств, размещения в сети Интернет и передачи для опубликования в издании «Вестник Избирательной комиссии Белгородской области». Ответственный за делопроизводство контролирует полноту и идентичность текстов документов на бумажном носителе и информации, содержащейся в файлах.

8.4. Протокол заседания ИКБО

8.4.1. Заседание ИКБО оформляется протоколом установленной формы.

Протоколы заседаний ИКБО оформляются на бланках установленной формы секретарем ИКБО в срок, установленный нормативными правовыми актами, регламентирующими деятельность ИКБО, но не превышающий двух недель после дня заседания.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

8.4.2. Текст протокола заседания избирательной комиссии состоит из двух частей: вводной и основной и может быть подробным (Приложение № 9) и кратким (Приложение № 10).

В вводной части протокола указываются должность, фамилия и инициалы председателя (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя, секретаря и членов ИКБО, в том числе с правом совещательного голоса, руководителей структурных подразделений и специалистов Аппарата, а также лиц, приглашенных на заседание.

Если на заседание приглашено много представителей сторонних организаций и средств массовой информации, их инициалы и фамилии вносятся в прилагаемый к протоколу список приглашенных (если их количество превышает 15 человек).

Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которая печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается».

8.4.3. В основной части протокола перечисляются вопросы повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение ИКБО по каждой обсуждаемой проблеме, фиксируются результаты голосования.

По вопросу, связанному с обсуждением жалобы, заявления или обращения, поступившими в ИКБО, ведется подробный протокол с помощью расшифровки аудиозаписи заседания.

К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры постановлений, протокольных поручений, принятых в ходе заседания ИКБО, особые мнения членов ИКБО и копии ответов на заявления, рассмотренные на заседании.

8.4.4. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем ИКБО.

8.4.5. Протоколам заседаний, проведенным в период срока полномочий ИКБО одного состава, присваиваются порядковые номера, начиная с первого.

8.4.6. Подлинные экземпляры протоколов заседаний ИКБО и материалы к ним в течение одного года хранятся у секретаря ИКБО, а затем передаются в Архив.

8.4.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки; список составляет и подписывает секретарь ИКБО. Копии протоколов заверяются подписью секретаря ИКБО и печатью «для документов», используемой в ИКБО.

8.4.8. Протоколы печатаются на специальном стандартном бланке протокола шрифтом № 14 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ и номер протокола (состоит из знака «№» и порядкового номера протокола) печатаются от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего и секретаря заседания, их личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   15

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Новосибирской...
В соответствии с постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 21 апреля 2011 года №6/37-6 «о примерной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения...
Об Инструкции по делопроизводству в участковой комиссии и Примерной номенклатуре дел участковой комиссии

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской...
В целях совершенствования делопроизводства в избирательной комиссии Саратовской области, избирательная комиссия Саратовской области...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству территориальной избирательной комиссии...
Об Инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Канского района Красноярского края

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству Общие положения > Правовой основой...
Утвердить Инструкцию по делопроизводству согласно Приложению к данному распоряжению

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconБелгородской области постановление
Об организации работы Старооскольской территориальной избирательной комиссии в межвыборный период

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconГ. Саратов о выполнении Плана работы избирательной комиссии Саратовской области за 2017 год
Во исполнение постановления избирательной комиссии Саратовской области от 28 декабря 2016 года №148/2-5 «о плане работы избирательной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconПротокол заседания контрольно-ревизионной службы при Избирательной...
Солдатов Алексей Николаевич – заместитель председателя Избирательной комиссии Самарской области. Заместитель руководителя контрольно-ревизионной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconТерриториальная избирательная комиссия города находки решение
В соответствии со статьей 26 Избирательного кодекса Приморского края, решением Избирательной комиссии Приморского края от 06. 02....

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconДокумента
Белгородской области от 4 ноября 2004 года n 155-пп "Об утверждении программы реформирования системы управления общественными финансами...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconРешение Избирательной комиссии Алтайского края от 22 января 2016...
Заслушав информацию заместителя председателя Избирательной комиссии Алтайского края Сметанина Ю. Н., Избирательная комиссия Алтайского...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconАрхивный фонд белгородской области: формирование и основные направления его использования
Охватывают основные периоды функционирования Белгородской губернии, начиная с 1727 г., создания Белгородской области в 1954 г по...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconРостовской области постановление
Российской Федерации», а также Постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 28 декабря 2016 года №70/643-7...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconПротокол заседания контрольно-ревизионной службы при Избирательной...
Присутствовали: Руководитель контрольно-ревизионной службы Солдатов Алексей Николаевич – заместитель председателя Избирательной комиссии...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconПротокол заседания контрольно-ревизионной службы при Избирательной...
Присутствовали: Руководитель контрольно-ревизионной службы Солдатов Алексей Николаевич – заместитель председателя Избирательной комиссии...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в администрации Асекеевского района...
Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации Асекеевского района Оренбургской области ( прилагается)


Инструкция




При копировании материала укажите ссылку © 2000-2017
контакты
instryktsiya.ru
..На главную