Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения


страница6/15
instryktsiya.ru > Инструкция по применению > Инструкция
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   15

7. Основные требования к подготовке и оформлению документов


7.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.

При оформлении ответных документов (писем) следует ссылаться на номер и дату документа (письма), на который дается ответ.

Документы должны быть завизированы ответственными за исполнение документов и соисполнителями. Виза проставляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

7.2. Документы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов.

В ИКБО установлены следующие виды бланков (Приложение № 5):

бланк протокола заседания;

бланк выписки из протокола заседания;

бланк постановления;

бланк распоряжения;

общий бланк (для подготовки любого вида документа, кроме письма);

бланк письма.

7.3. Выдача бланков структурным подразделениям Аппарата, а также контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется ответственным за делопроизводство.

Бланк документа – это состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа.

На бланке ИКБО использованы следующие реквизиты:

герб Белгородской области (регламентируется соответствующими нормативными актами области);

наименование ИКБО;

справочные данные об ИКБО;

наименование вида документа;

текст документа – используется при применении унифицированных текстов документов (текстовых шаблонов).

Используются также отметки для расположения реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

адресат;

заголовок к тексту;

отметка о контроле.

7.4. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

30 мм - левое;

15 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

7.5. Бланки, имеющие в качестве реквизита герб Белгородской области и являющиеся документом строгой отчетности, изготавливаются исключительно типографским способом. Использование ксерокопий данных бланков не допускается.

Иные бланки изготавливаются в цветном исполнении в ИЦ ИКБО.

7.6. При подготовке и оформлении документов используется 31 реквизит, установленных ГОСТом Р 6.30-2003 (Приложение № 6).

7.7. При подготовке и оформлении документов члены ИКБО и работники Аппарата должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже:

7.7.1. Реквизит «Дата документа». Датой документа является дата его подписания, утверждения или согласования. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.

Документы, изданные совместно двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Форма написания дат может быть словесно-цифровой или цифровой.

Цифровой способ датирования используется при визировании, оформлении резолюций, учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и т.п.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами, например: 07.11.2009 г.

Словесно-цифровой способ используется при датировании нормативных и распорядительных документов, финансовых документов, справок, а также в их текстах, например: 7 ноября 2009 г.

7.7.2. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется только при оформлении писем, включается в бланк, дополняется проставлением даты и индекса того документа, на который дается ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

7.7.3. Реквизит «Адресат». Этот реквизит располагают в правом верхнем углу.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже. Например:





Аппарат губернатора Белгородской области,

Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией. Например:





Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве

Российской Федерации

Заведующему отделом

П.П. Петрову

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата. Например:





Заместителю директора Всероссийского

научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

И.И. Иванову

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Например:





Центральная избирательная комиссия

Российской Федерации
Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат".

На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти Белгородской области и других субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:





Председателям избирательных комиссий

муниципальных образований

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается исполнителем документа, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются инициалы и фамилия получателя, затем почтовый адрес. Например:





П.П. Петрову
ул. Лесная, дом 4, кв.5, г. Старый Оскол,

309125

7.7.4. Реквизит «Заголовок к тексту». Этот реквизит составляется, как правило, ко всем документам, за исключением поручений, телеграмм и документов, оформленных на листе бумаги формата А5.

Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа и быть согласован с наименованием вида документа. Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже («Об организации...», «О состоянии...», «О приеме...»).

Заголовок может отвечать на вопросы:

«о чем (о ком)?». Например:




Распоряжение

О создании аттестационной комиссии

«чего (кого)?». Например:




Должностная инструкция

ведущего специалиста

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа слева или по центру.

7.7.5. Реквизит «Резолюция». Этот реквизит оформляется на отдельном листе формата А6 (105х147) (Приложение № 7), приложенном к документу, или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:








Иванову И.И.

Петрову П.П.
Прошу подготовить проект письма
к 21.02.2001
личная подпись


дата

Как правило, на документе ставится только одна резолюция.

7.7.6. Реквизит «Текст документа». Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами.

Например:




1. Раздел

1.2. Подраздел

1.2.3.Пункт





Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («ИКБО считает возможным»).

7.7.7. Реквизит «Подпись». На каждом документе ставится подпись и указывается должность, инициалы и фамилия подписавшего его лица.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке ИКБО, то реквизит «Подпись» включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Заместитель председателя

личная подпись

инициалы, фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит «Подпись» содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Например:


Секретарь

Избирательной комиссии

Белгородской области

личная подпись

инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:


Председатель

личная подпись

инициалы, фамилия

Главный бухгалтер

личная подпись

инициалы, фамилия


При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:


Губернатор области

Председатель областной Думы

личная подпись

инициалы, фамилия

личная подпись

инициалы, фамилия


В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой. В последовательности, соответствующей распределению обязанностей (первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке). Например:


Председатель комиссии

личная подпись

инициалы, фамилия

Члены комиссии

личная подпись

инициалы, фамилия




личная подпись

инициалы, фамилия


Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название соответствующего структурного подразделения Аппарата, в котором подготовлена справка или информация.

Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.

7.7.8. Реквизит «Отметка о наличии приложений». Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:


Приложения:

1. Положение об Экспертной комиссии на 13 л.

в 1 экз.




2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:


Приложение:

на 6 л. в 2 экз. только в первый адрес.





Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: письмо Избирательной комиссии Московской области от 15.05.2009 г. № 01-20/435 и приложение к нему, всего на 8 л. в 1 экз.
В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
«Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении 1»
Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится:






Приложение




к постановлению

Избирательной комиссии

Белгородской области

от 30 августа 2009 года № 140





Приложение




к распоряжению председателя

Избирательной комиссии

Белгородской области

от 29 октября 2009 года № 40

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например, приложение № 1, приложение № 2 и так далее.

Допускается слово «Приложение» печатать прописными буквами и центрировать.

7.7.9. Реквизит «Отметка об исполнителе». Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона, отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

И.И. Иванов

202-13-13

7.7.10. Реквизит «Гриф утверждения документа». Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит «Гриф утверждения документа» состоит из следующих элементов: слово «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения. Например:





УТВЕРЖДАЮ




Заместитель председателя

Избирательной комиссии

Белгородской области

личная подпись инициалы, фамилия

дата

Если документ утверждается постановлением, решением, распоряжением, протоколом, то гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО» без кавычек и прописными буквами), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:





УТВЕРЖДЕН




постановлением Избирательной комиссии Белгородской области

от 22 сентября 2009 года № 1/152-2

Реквизит «Гриф утверждения документа» располагается в правом верхнем углу документа, печатается от границы верхнего поля. Слова «УТВЕРЖДЕНО», «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек и прописными буквами) следует отделять от последующих строк 1,5 межстрочным интервалом. Остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.
7.7.11. Реквизит «Гриф согласования документа» состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования.

Например:


СОГЛАСОВАНО




Секретарь

Избирательной комиссии

Белгородской области

личная подпись инициалы, фамилия

дата





Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то гриф согласования оформляется следующим образом:


СОГЛАСОВАНО




СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

или:

Письмо Росархива

от 26 октября 2009 года № 168




от 20 октября 2009 года № 5-10/49











«Гриф согласования документа» располагается ниже реквизита «Подпись» слева.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например:


Специалист отдела организационно-правовой и контрольно-ревизионной работы







личная подпись инициалы, фамилия

дата







При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются

Начальник Правового управления

личная подпись инициалы, фамилия

дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в ИКБО, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из ИКБО, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

7.7.12. Реквизит «Отметка о заверении копии». При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения. Например:


Верно

Специалист по работе с кадрами аппарата

Избирательной комиссии Белгородской области
личная подпись инициалы, фамилия

дата







На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью.

7.4.13. Реквизит «Печать». Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати проставляется на специально отведенном месте или таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Документы ИКБО заверяют печатью ИКБО.

7.4.14. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» Этот реквизит включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения Аппарата, в котором исполнен документ.

7.4.15. Реквизит «Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)». Идентификатор (имя файла на магнитном носителе) обязательно проставляется в правом углу нижнего поля каждой страницы документа шрифтом № 8, например: В0301012.doc.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   15

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Новосибирской...
В соответствии с постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 21 апреля 2011 года №6/37-6 «о примерной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения...
Об Инструкции по делопроизводству в участковой комиссии и Примерной номенклатуре дел участковой комиссии

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской...
В целях совершенствования делопроизводства в избирательной комиссии Саратовской области, избирательная комиссия Саратовской области...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству территориальной избирательной комиссии...
Об Инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Канского района Красноярского края

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству Общие положения > Правовой основой...
Утвердить Инструкцию по делопроизводству согласно Приложению к данному распоряжению

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconБелгородской области постановление
Об организации работы Старооскольской территориальной избирательной комиссии в межвыборный период

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconГ. Саратов о выполнении Плана работы избирательной комиссии Саратовской области за 2017 год
Во исполнение постановления избирательной комиссии Саратовской области от 28 декабря 2016 года №148/2-5 «о плане работы избирательной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconПротокол заседания контрольно-ревизионной службы при Избирательной...
Солдатов Алексей Николаевич – заместитель председателя Избирательной комиссии Самарской области. Заместитель руководителя контрольно-ревизионной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconТерриториальная избирательная комиссия города находки решение
В соответствии со статьей 26 Избирательного кодекса Приморского края, решением Избирательной комиссии Приморского края от 06. 02....

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconДокумента
Белгородской области от 4 ноября 2004 года n 155-пп "Об утверждении программы реформирования системы управления общественными финансами...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconРешение Избирательной комиссии Алтайского края от 22 января 2016...
Заслушав информацию заместителя председателя Избирательной комиссии Алтайского края Сметанина Ю. Н., Избирательная комиссия Алтайского...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconАрхивный фонд белгородской области: формирование и основные направления его использования
Охватывают основные периоды функционирования Белгородской губернии, начиная с 1727 г., создания Белгородской области в 1954 г по...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconРостовской области постановление
Российской Федерации», а также Постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 28 декабря 2016 года №70/643-7...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconПротокол заседания контрольно-ревизионной службы при Избирательной...
Присутствовали: Руководитель контрольно-ревизионной службы Солдатов Алексей Николаевич – заместитель председателя Избирательной комиссии...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconПротокол заседания контрольно-ревизионной службы при Избирательной...
Присутствовали: Руководитель контрольно-ревизионной службы Солдатов Алексей Николаевич – заместитель председателя Избирательной комиссии...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в администрации Асекеевского района...
Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации Асекеевского района Оренбургской области ( прилагается)


Инструкция




При копировании материала укажите ссылку © 2000-2017
контакты
instryktsiya.ru
..На главную