Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения


страница2/15
instryktsiya.ru > Инструкция по применению > Инструкция
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   15

2. Прием, регистрация и прохождение

поступающей корреспонденции


2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в ИКБО корреспонденции производятся в централизованном порядке с использованием АСД ответственным за ведение делопроизводства.

2.2. Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления в ИКБО документов путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

2.3. Регистрации подлежат все документы, как поступающие из других организаций и от граждан в ИКБО фельдсвязью, спецсвязью, почтой, электронной почтой ГАС «Выборы» или нарочным, так и создаваемые в ИКБО, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

2.4. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (Приложение № 1).

2.5. При вскрытии конвертов, поступающих фельдсвязью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.6. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственным за делопроизводство в ИКБО составляет акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».

2.7. Конверт от поступивших документов не уничтожается, если только по нему можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

2.8. Пакеты с пометкой «Лично» учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под расписку.

Документы, адресованные лично председателю, заместителю председателя, секретарю ИКБО, членам ИКБО, передаются им под расписку.

2.9. Порядок работы с электронной почтой определяется Регламентом использования электронной почты в ИКБО.

Прием документов, поступивших по электронной почте ГАС «Выборы», осуществляется через официальный почтовый ящик ИКБО, находящийся в ИЦ ИКБО.

Прием документов, поступивших по каналам ПИ «Дело», осуществляется через официальный почтовый ящик ИКБО, находящийся на АРМе ПИ «Дело» КСА ГАС «Выборы» ИКБО.

2.10. Оперативная информация, на почтовый ящик абонента, не являющийся официальным почтовым ящиком ИКБО, подлежит учету в соответствующем структурном подразделении Аппарата.

2.11. Документы, поступившие в ИКБО через информационно-телекоммуникационную сеть общего пользования Интернет и относящиеся к деятельности ИКБО, осуществляется в общем порядке.

2.12. Прием адресованных руководителям ИКБО факсограмм, поступающих на официальный номер факсимильного аппарата ИКБО, регистрируются в установленном порядке.

Факсограммы, поступающие в структурные подразделения Аппарата как необходимая для работы оперативная информация, не регистрируются.

2.13. При регистрации поступившего документа в ЭРК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, вид доставки, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении и направлении документа в дело.

Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации регистрации, а также количество листов основного документа и количество листов приложения, вид доставки проставляется, как правило, в правом нижнем углу первого листа зарегистрированного документа (возможно также проставление регистрационного штампа на оборотной стороне первого листа или в правом верхнем углу первого листа). На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде ЭРК.

Информация о зарегистрированных документах с использованием АСД передается в соответствующие структурные подразделения Аппарата.

Документы, адресованные членам ИКБО, регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) ИКБО, после чего передаются исполнителям согласно резолюции.

2.14. После регистрации документов ответственный за делопроизводство докладывает их председателю (заместителю председателя, секретарю) ИКБО для внесения резолюции.

При необходимости по указанию руководителей ИКБО оформленные документы переадресовываются.

2.15. После доклада документы с резолюцией председателя (заместителя председателя, секретаря) ИКБО передаются ответственному за делопроизводство для внесения текста резолюций в ГАС «Выборы» и передачи копий документов исполнителям, которые расписываются в их получении в ЭРК. Подлинник документа остается у ответственного за делопроизводство.

Резолюция вносится либо на первую страницу документа, либо на отдельном листе.

В структурных подразделениях Аппарата документы вторично не регистрируются.

2.16. Если в резолюции руководителей ИКБО указаны члены ИКБО и руководители структурных подразделений Аппарата, то работу по исполнению документа координирует член ИКБО, указанный в резолюции первым – координатор исполнения. Руководитель структурного подразделения, указанный в резолюции первым после члена (членов) ИКБО – ответственный за исполнение. Остальные члены ИКБО, руководители структурных подразделений Аппарата, специалисты, указанные в резолюции – соисполнители.

Ответственный за исполнение организует исполнение документа в установленный срок. Соисполнители по поручению ответственного за исполнение представляют все необходимые материалы. Соисполнители несут равную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов.

2.17. Передача подлинников поступающих документов из одного структурного подразделения Аппарата в другое осуществляется только через ответственного за делопроизводства в ИКБО, который вносит соответствующую отметку в ЭРК.

2.18. Документы, поступившие из избирательных комиссий, организаций и от физических лиц непосредственно в структурные подразделения Аппарата, подлежат обязательной регистрации.

2.19. Документы, поступившие после окончания рабочего дня и в выходные дни, регистрируются на следующий день. Секретные пакеты не вскрываются и передаются в запечатанном виде ответственному за делопроизводство.

2.20. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится ответственным за делопроизводство.

Результаты учета количества документов обобщаются и представляются руководству.

За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение № 2). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

2.21. Документы, обеспечивающие правовую основу взаимодействия ИКБО с государственными органами Белгородской области, общественными и иными некоммерческими организациями (соглашения, протоколы и иные подобные документы), подлежат регистрации в установленном порядке. Подлинники зарегистрированных документов передаются на хранение в Архив.

2.22. Исполненные документы с визой исполнителя списываются в дело председателем (заместителем председателя, секретарем) ИКБО и передаются ответственному за делопроизводство в ИКБО, для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ИКБО.

1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   15

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Новосибирской...
В соответствии с постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 21 апреля 2011 года №6/37-6 «о примерной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Калининградской...
В соответствии с Постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20 января 2016 года №321/1832-6 «Об утверждении...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения...
Об Инструкции по делопроизводству в участковой комиссии и Примерной номенклатуре дел участковой комиссии

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Республики...
«о примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации», на основании выписки из протокола...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в избирательной комиссии Саратовской...
В целях совершенствования делопроизводства в избирательной комиссии Саратовской области, избирательная комиссия Саратовской области...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству территориальной избирательной комиссии...
Об Инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Канского района Красноярского края

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в территориальной (районной, городской...
Заслушав и обсудив сообщение секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации Н. Е. Конкина, Центральная избирательная...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИнструкция по делопроизводству Общие положения > Правовой основой...
Утвердить Инструкцию по делопроизводству согласно Приложению к данному распоряжению

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconБелгородской области постановление
Об организации работы Старооскольской территориальной избирательной комиссии в межвыборный период

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconГ. Саратов о выполнении Плана работы избирательной комиссии Саратовской области за 2017 год
Во исполнение постановления избирательной комиссии Саратовской области от 28 декабря 2016 года №148/2-5 «о плане работы избирательной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconПротокол заседания контрольно-ревизионной службы при Избирательной...
Солдатов Алексей Николаевич – заместитель председателя Избирательной комиссии Самарской области. Заместитель руководителя контрольно-ревизионной...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconОбщие положения
Об утверждении Порядка ведения делопроизводства в территориальной избирательной комиссии

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconРеспублики Бурятия Буряад Республикын h унгуулиин комиссиин тогтоол 24 марта 2016 г
«Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации», заслушав и обсудив...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconИзбирательная комиссия саратовской области постановление
О внесении изменений в постановление избирательной комиссии Саратовской области от 27 декабря 2017 года №6/2-6 «О составе Консультативного...

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconТерриториальная избирательная комиссия города находки решение
В соответствии со статьей 26 Избирательного кодекса Приморского края, решением Избирательной комиссии Приморского края от 06. 02....

Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения iconДокумента
Белгородской области от 4 ноября 2004 года n 155-пп "Об утверждении программы реформирования системы управления общественными финансами...


Инструкция




При копировании материала укажите ссылку © 2000-2017
контакты
instryktsiya.ru
..На главную