Инструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях Общие положения


страница1/9
instryktsiya.ru > Инструкция по применению > Инструкция
  1   2   3   4   5   6   7   8   9





Приложение

к постановлению Администрации города Шарыпово

от 20.06.2017 г. № 117


Инструкция по делопроизводству

в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации города Шарыпово (далее – Администрация города) и её структурных подразделений документов, в том числе в форме электронных документов.

1.2. Инструкция устанавливает порядок приёма, учёта, подготовки, оформления, копирования (тиражирования), исполнения документов.

1.3. Положения Инструкции распространяются на порядок работы
с обращениями граждан в Администрации города и её структурных подразделениях.

1.4. Положения Инструкции распространяются на порядок исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, если иное
не установлено указом Губернатора края от 26.10.2011 № 199-уг
«Об утверждении Порядка исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации».

1.5. Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию и персональные данные, проводится в соответствиис положениями Инструкции с учетом требований законодательства в области защиты конфиденциальной информации и персональных данных.

Положения Инструкции не распространяются на порядок работы
с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.

1.6. При работе с документами используется система автоматизированного делопроизводства (СЭД).

1.7. Методическое руководство организацией делопроизводства осуществляется отделом по работе с обращениями граждан и управлению документацией Администрации города (далее – Отдел).

1.8. Руководители структурных подразделений Администрации города определяют ответственных за ведение делопроизводства, которые обеспечивают учёт и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство об их исполнении, знакомят сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.9. Работники Администрации города, структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

1.10. В Инструкции используются следующие основные понятия:

адресант – полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица – отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот–движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

исполнитель – муниципальный служащий Администрации города, структурного подразделения, осуществляющий подготовку проекта документа (служебного (делового) письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее);

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых Отделом, с указанием сроков их хранения;

подлинник (оригинал) документа – первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

руководитель – Глава города Шарыпово (далее – Глава города), заместители Главы города, руководители структурных подразделений Администрации города, начальники отделов Администрации города;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов
и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
2. Организация документооборота
2.1. Прием, обработка и распределение

входящей документации
2.1.1. В документообороте выделяются следующие документопотоки:

входящая документация;

исходящая документация;

внутренняя документация.

Входящей документацией являются документы, поступившие Главе города, заместителям Главы города, в Администрацию города.

2.1.2. Отдел использует централизованную форму организации делопроизводства.

Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется Отделом.

Прием и отправка документов осуществляется также структурными подразделениями Администрации города в соответствии с Инструкцией.

2.1.3. Корреспонденция доставляется:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

посредством электронной почты;

представителями (экспедиторами, курьерами) органов, учреждений, организаций, физическими лицами (далее – нарочно).

Документы могут быть переданы Главе города, должностным лицам Администрации города при личном приеме.

2.1.4. Прием корреспонденции, поступившей в рабочие дни фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, электронной почтой, нарочно, осуществляется Отделом.

2.1.5. Прием (передача) телеграмм осуществляется Отделом.

Прием (передача) факсограмм осуществляется с факсимильного аппарата Отдела, а также факсимильных аппаратов, имеющихся в структурных подразделениях.

2.1.6. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями.

2.1.7. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).

В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости – печать Отдела.

При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать Отдела на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.

2.1.8. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки
и документов, наличия основных реквизитов документа (исходящего номера и даты, подписи должностного лица и иное) и приложений к нему.

При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении составляется акт приёма и первичной обработки документов в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов.

Документ возвращается Отделом отправителю в течение 3 дней со дня согласования его возврата с Главой города и (или) со структурными подразделениями Администрации, к функциям которых относятся вопросы, изложенные в документе.

Акт приема и первичной обработки документов оформляется в соответствии с приложением к Инструкции № 1.

Ошибочно доставленные документы (в случае если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

2.1.9. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку «Лично», вскрывается, регистрируется и передается руководителю, в компетенцию которого входит рассмотрение изложенных в корреспонденции вопросов.

2.1.10. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

2.1.11. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.

Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении к Инструкции № 2.

2.1.12. Направление по компетенции в соответствующий орган
или соответствующему должностному лицу документов, поступивших руководителям и содержащих вопросы, решение которых не входит
в компетенцию Главы города, Администрации города, осуществляется Отделом в течение 7 дней.
2.2. Регистрация документов
2.2.1. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения
и использования в работе, не содержащиеся в списке приложения к Инструкции № 2.

2.2.2. Документы регистрируются однократно при поступлении в Отдел. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Срочные документы регистрируются и доставляются руководителям незамедлительно.

Вся корреспонденция передается руководителям в день поступления или на следующий день.

2.2.3. Регистрация документов осуществляется путем внесения в журнал входящей корреспонденции Администрации города для местной корреспонденции и путём заполнения электронного регистрационного журнала в системе СЭД для корреспонденции, поступившей из краевых органов власти.

2.2.4. На первом листе входящего регистрируемого документа в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа включает в себя:

наименование исполнительного органа (Администрация города Шарыпово);

дату поступления документа;

регистрационный номер документа в пределах календарного года.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

Формы регистрационных штампов приведены в приложении к Инструкции № 3.

2.2.5. Входящий регистрационный номер документа включает в себя:

номер (индекс);

порядковый номер в пределах календарного года.

Исходящий регистрационный номер включает в себя:

номер (индекс);

порядковый номер в пределах календарного года.

В электронном регистрационном журнале порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме, после чего переносятся на документ муниципальным служащим Отдела, осуществляющим его регистрацию.

2.2.6. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в Отдел.

2.2.7. Корреспонденция, адресованная Главе города, его заместителям регистрируется в Отделе.

Корреспонденция, адресованная руководителям и специалистам структурных подразделений, регистрируется лицами, ответственными за организацию и ведение делопроизводства в соответствующих подразделениях.

Телеграммы и телефонограммы, поступившие в Администрацию города, регистрируются специалистом Отдела в журнале, установленной формы (приложение к Инструкции № 4) с отметкой времени приёма и порядковым номером, соответствующим записи в журнале. Телеграммы и телефонограммы передаются адресатам под расписку, срочные – немедленно.

Факсограммы, поступившие в Администрацию города, регистрируются в журнале, установленной формы (приложение к Инструкции № 5) с отметкой на факсограмме времени приёма и порядкового номера, соответствующим записи в журнале. Факсограммы передаются адресатам под расписку, срочные – немедленно.

Приём электронной почты осуществляет специалист Отдела 2 раза в день с 8.00 до 8.30 и с 16.00 до 16.30. Срочные электронные документы незамедлительно пересылаются на электронный адрес исполнителя или передаются исполнителю на бумажном носителе.

Письменные обращения граждан регистрируются специалистом Отдела в журнале регистрации обращений граждан.

Заявления о приёме на работу, заявления работников о предоставлении отпусков, отгулов, об оказании материальной помощи, о переводе на другую работу, об увольнении регистрируются главным специалистом Отдела по бронированию, кадровой работе и внутреннему контролю.

2.2.8. Получение документов осуществляется в течение рабочего дня.
2.3. Отправка исходящей документации
2.3.1. Исходящей документацией являются документы, отправляемые Главой города, Администрацией города. Документы, не связанные с деятельностью Главы города, Администрации города к отправке не принимаются.

Документы доставляются:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

посредством электронной почты;

нарочно.

2.3.2. Передача документов для отправки фельдъегерской службой осуществляется Отделом после их регистрации.

2.3.3. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:

точных адресов отправки с обязательным указанием индексов,
за исключением постоянных адресатов, указанных в пункте 3.3.1.5 Инструкции;

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;

необходимого количества экземпляров приложений к документу;

визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;

списка рассылки документа;

подписи руководителя;

ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ
(при наличии).

Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке
не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

2.3.4. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в Отделе и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

2.3.5. Обработка отправляемых документов для отправки по почте включает:

сортировку и вложение в конверты;

указание адресата на конверте, а также регистрационных номеров отправляемых документов;

определение и проставление стоимости отправления;

проставление оттиска отправителя;

передачу в отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются
в один конверт.

2.3.6. Отправка исходящих документов осуществляется на следующий рабочий день.

Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.

Срочные документы доставляются адресатам нарочно, передаются
для отправки фельдъегерской службой или посредством электронной почты.

2.3.7. Выдача документов на руки исполнителю или адресату допускается в исключительных случаях – в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.

2.3.8. Исходящие документы, направленные через почтовое отделение связи, учитываются в реестрах отправляемой корреспонденции.

2.3.9. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем, подписавшим документ.

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

2.3.10. При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в Отделе;

запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой о конфиденциальности «Для служебного пользования».

Подлинники документов после их передачи по факсу передаются
в Отдел, возвращаются исполнителям либо досылаются адресатам. На визовом экземпляре отправленного по факсу документа делается отметка о том, что документ был направлен по факсу.

2.3.11. Передача электронной почты осуществляется Отделом или исполнителем.

К отправке принимаются электронные копии документов при наличии подлинника документа, подписанного Главой города, его заместителями.

Электронный документ передаётся на отправку с указанием списка рассылки документа и электронных адресов получателей.
2.4. Порядок прохождения внутренней документации
2.4.1. Внутренней документацией являются документы, создаваемые в Администрации города и адресованные руководителям.

2.4.2. Регистрация внутренней документации осуществляется
в порядке, аналогичном регистрации входящих документов в соответствии
с пунктами 2.2.3–2.2.5 Инструкции.

Регистрация правовых актов Администрации города осуществляется в порядке, установленном подразделом 4.3 Инструкции.

2.4.3. Прохождение внутренней документации на этапах ее подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих.

2.4.4. Передача внутренней документации между руководителями осуществляется через Отдел.
3. Правила оформления документов
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы
с угловым и продольным расположением реквизитов.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата
А4 (210 х 297 мм).

3.1.2. При подготовке документов Администрации города используются:

бланк распоряжения Администрации города;

бланк постановления Администрации города;

бланк письма Администрации города;

бланк приказа.

3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.

3.1.4. Бланки, используемые при подготовке документов, должны применяться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.
3.2. Общие требования по оформлению документов
3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются
в случае, если иное не установлено положениями Инструкции.

3.2.2. Документы печатаются:

с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт1 – для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, размером 12–14 пт – для оформления таблиц;

с использованием 1–2 межстрочных интервалов2 (12–14 пт).

Реквизиты документа отделяются друг от друга 1–3 интервалами3.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал, ФИО адресата печатается через интервал после наименования должности.

В отдельных случаях размер шрифта, интервалы и межстрочные интервалы могут быть изменены.

Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).

3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный
как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое –
3 см; правое – 1–1,5 см; верхнее – 2 см; нижнее – 2 см.

3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов «страница», «стр.» и знаков препинания.

Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются, начиная со второго листа.
3.3. Оформление реквизитов документов
3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов:

наименование органа исполнительной власти «Администрация города Шарыпово»;

должность лица, подписавшего документ;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись должностного лица;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указание по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности;

отметка «Срочно».

3.3.1.1. Наименование должностного лица «Глава города Шарыпово», иного должностного лица «Заместитель Главы города Шарыпово», органа исполнительной власти «Администрация города Шарыпово» – автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованиям, установленным в Уставе города Шарыпово и иных нормативных правовых актах Администрации.

3.3.1.2. Наименование должности лица, подписавшего документ

Наименование должности лица указывается на бланках писем.

3.3.1.3. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа включается в бланк соответствующего вида документа, а при отсутствии бланка – указывается исполнителем при подготовке документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

3.3.1.4. Справочные данные

Справочные данные указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты, адрес в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

3.3.1.5. Адресат

Документы адресуют в органы, учреждения, организации, должностным лицам, физическим лицам.

Реквизит «адресат» печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8–9 см и ограничивается правой границей текстового поля документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, ФИО адресата печатается через интервал после наименования должности.

Реквизит «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:

Наименования органа, учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений), например:





Администрация Президента Российской Федерации


наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например:





Федеральная налоговая служба
Управление имущественных налогов


указания должности получателя (в дательном падеже);

инициалов имени и отчества и фамилии (в дательном падеже), например:





Министру юстиции

Российской Федерации
И.О. Фамилия


почтового адреса.

При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес
в реквизите не указывается.

Постоянными адресатами являются:

федеральные органы государственной власти;

территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;

органы государственной власти края и иные государственные органы края;

органы местного самоуправления.

В реквизите «адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита «адресат» указывается
в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи:

для юридического лица – полное или краткое наименование,
для физического лица – фамилия, имя, отчество;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после фамилии, например:





Петрову Г.К.

Коммунальная ул., д. 00, кв. 00,

г. Красноярск,

Красноярский край,

660000


При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга
1 интервалом.

Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия(и)» не указывается.

Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю.

3.3.1.6. Датой документа является:

дата подписания (правовой акт, письмо и другое);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);

дата утверждения (план, отчет и другое).

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется
в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных без бланка, дата проставляется
под реквизитом «место составления (издания) документа». В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется
от предыдущего реквизита 2–3 интервалами.

Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дату документа оформляют
в последовательности:

день месяца – двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц – двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

год – четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 11.11.2011.

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют
в последовательности:

день месяца – двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц – словом;

год – четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова «год»
в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова «год» с сокращением до первой буквы.

Слово «год» либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: 11 ноября 2011 года или 11 ноября 2011 г.

Документы, которые подписываются Главой города,
в Администрации совместно с другими органами, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.

3.3.1.7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания.

При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку
на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка
и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.

На документах, оформленных на листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.

Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется
от даты 1 интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.

При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера «№» и цифры номера разделяется пробелом.

3.3.1.8. Наименование документа

Наименование документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа – составляется ко всем документам, за исключением:

документов, имеющих текст небольшого объема (до 4–5 строк);

телеграмм;

Наименование документа должно быть кратким, точно передавать содержание документа и должно согласовываться с наименованием вида документа.

Например:

Постановление (о чем?) «О создании комиссии по вопросам градостроительной деятельности ».

Письмо (о чем?) «О представлении информации».

Наименование документа оформляется в границах, отведенных
для размещения данного реквизита, может занимать 4–5 строк по 28–30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом (без кавычек). Первое слово в заголовке пишется с прописной (заглавной) буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

3.3.1.9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.3.1.10. Текст документа

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и вида документа.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа – управленческое действие, решение и так далее. В связи с этим он должен быть ясным, по возможности кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа печатается в установленных границах полей
через 1 межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2–3 интервалами.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы, графика, карты, схемы, графического изображения или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически
и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части,
при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу.

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может быть поделен на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.

Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.

В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире и иных символов, их отделяют друг от друга
с помощью точки с запятой.

При необходимости применения в тексте документа сноски
ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственного
после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также
перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.

В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.

В служебных (деловых) письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» в начале письма над текстом и «С уважением»
в заключительной части, перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.

Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности; после запятой наименование должности указывается со строчной буквы. Возможно написание заключительной формулы вежливости руководителем от руки.

Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной – их характеристики. При построении анкеты постоянная форма информации выражается:

именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество;

словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы;

словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и так далее.

Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

Таблица – форма представления информации (текста), характеризующей несколько объектов по ряду признаков.

Слово «Таблица» печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц
над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово «Таблица» с порядковым номером (без знака «№»). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово «Таблица» не указывают.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы
и горизонтальный – строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов – заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки –
со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется
с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа.
В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.

Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом.
В конце заголовка точка не ставится.

Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф
не допускается.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться
с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста
не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать
над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать
после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести
в отдельную графу.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются
по последней (нижней) строке боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

3.3.1.11. Отметка о наличии приложений

Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Отметка о приложении используется при оформлении писем
и приложений к планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В служебных (деловых) письмах отметка о приложении (слово «Приложение») печатается без кавычек от левой границы текстового поля под текстом письма без абзацного отступа. После слова «Приложение» ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:
Приложение: на 4 л. в 2 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении
они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:



Приложение: 1. Заключение на законопроект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка ... на 2 л. в 2 экз.


Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом, например:


Приложение: письмо агентства труда и занятости Красноярского края
от 13.06.2011 № 2571-ВН и приложение к нему, всего на 3 л.
в 1 экз.


На приложении к письму отметка о приложении проставляется
в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатается
от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9–10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

Если в тексте документа указано несколько приложений,
они нумеруются (например, «Приложение № 1», «Приложение № 2»).
Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:




Приложение № 2

к письму от 17.02.2011 № 1-045


3.3.1.12. Подпись должностного лица

Подпись – реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия), например:



Первый заместитель

Главы города Шарыпово


Подпись


И.О. Фамилия


Наименование должности в реквизите «подпись должностного лица» размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы текстового поля зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите «подпись должностного лица» располагается на уровне последней строки наименования должности
с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Подпись отделяется от последней строки текста либо от реквизита «отметка о наличии приложений» 2–3 интервалами.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За»
или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Внесение в подписанные документы правок и дополнений
не разрешается.

Если документ подготовлен на бланке письма, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:


Губернатор

Красноярского края

Подпись

И.О. Фамилия

Председатель

Законодательного Собрания

Красноярского края
Подпись

И.О. Фамилия


При подписании совместного документа бланки писем не используют.

При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются, как правило, в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Руководитель аппарата Правительства Красноярского края



Подпись



И.О. Фамилия


Начальник экспертно-аналитического отдела Правительства Красноярского края


Подпись


И.О. Фамилия


В документах, составленных рабочей группой, комиссией, иным совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:


Председатель

рабочей группы


Подпись


И.О. Фамилия


Секретарь

рабочей группы



Подпись



И.О. Фамилия


3.3.1.13. Гриф утверждения

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от верхней границы текстового поля без кавычек.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:




УТВЕРЖДАЮ

Глава города Шарыпово

Подпись И.О. Фамилия

Дата


При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.

При утверждении документа другим документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:






УТВЕРЖДЕНО

протоколом конкурсной комиссии

от 21.03.2011 № 2

Слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)» печатаются прописными буквами (без кавычек), после которого двоеточие не ставится. Слово «УТВЕРЖДЕН» согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ.

Все составные части реквизита размещаются флаговым способом
и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9–10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

3.3.1.14. Виза

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и иным документам.

Виза проектов документов руководителями включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой и дату. В случае если у согласующей стороны имеются замечания (предложения) к тексту документа, то указываются слова, например, «С замечаниями (предложениями)».

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (листах), подписываются с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагаются к проекту документа.

Визы согласования располагаются ниже реквизита «подпись должностного лица» в нижней части последнего листа документа.

По решению руководителя, визирующего документ, возможно полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, правовых актов и приложений к ним и иных документов) для защиты
от возможной замены листов.

Необходимость согласования документа конкретным должностным лицом определяется руководителем, исходя из содержания документа, вида адресата и (или) предусматривается правовыми актами.

3.3.1.15. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

3.3.1.16. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии подлиннику документа
на последнем листе копии, на свободном месте под текстом, оформляется реквизит «отметка о заверении копии», включающий: слова «Копия верна», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать, например:




Копия верна

Наименование должности

Подпись И.О. Фамилия

Дата


Если копия документа состоит из нескольких листов, то она сшивается, на оборотной стороне последнего листа копии документа делается отметка
о количестве листов, указывается наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Подпись должностного лица заверяется печатью.

Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа с использованием реквизита «Отметка о заверении копии».

3.3.1.17. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается в нижнем углу у левой границы текстового поля (без абзацного отступа) лицевой или оборотной стороны последнего листа документа в две строки шрифтом Times New Roman размером 10 пт, например:


Фамилия Имя Отчество

249-00-00





3.3.1.18. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа – резолюция – оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции в формате А4 либо А6 (приложение № 10 к Инструкции).

Формат А4 используется при наличии нескольких исполнителей, определенных руководителем, а также объемных и различных по содержанию поручений. Нужный формат резолюции выбирается при ее подготовке в системе автоматизированного делопроизводства.

Указания по исполнению включают: инициалы имен и отчеств, фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:




Р.Р. Корпенко

Т.К. Сидорову
Прошу подготовить информацию к 15.09.2011 г.
Дата Подпись





При этом должностное лицо, указанное в резолюции первым, является главным исполнителем документа, второй и последующий – соисполнителями.

3.3.1.19. Отметка о контроле документа

Отметку о контроле проставляют ответственные за делопроизводство в Отделе на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа.

3.3.1.20. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит
из слов «В дело», подписи руководителя и даты.

Отметка об исполнении документа может дополняться информацией
об особенностях исполнения документа: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении.

3.3.1.21. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

3.3.1.22. Отметка «Срочно»

При подготовке документов и в процессе работы с документами используется отметка «Срочно».

Отметка «Срочно» проставляется в Отделе на документах, в которых указан срок исполнения не более 3 дней, на свободном месте в правом верхнем углу документа.

4. Оформление, согласование, регистрация правовых актов

и выпуск копий правовых актов
4.1. Оформление правовых актов
4.1.1. Администрация города в определенных областях (сферах) муниципального управления осуществляет правовое регулирование посредством издания в установленном порядке постановлений и распоряжений Администрации города (далее – правовые акты).

4.1.2. Постановление – форма акта обязательной силы, исходящего от органа, наделённого властными полномочиями, носящего нормативный характер, то есть устанавливающего, изменяющего или отменяющего правила поведения, рассчитанного на многократное применение и адресованное неопределённому кругу лиц. Имеет длительный срок действия, касается широкого круга организаций, учреждений, должностных лиц, независимо от их подчинённости.

Проекты постановлений должны отвечать следующим требованиям:

соответствовать действующему федеральному и краевому законодательству, Уставу города;

быть тщательно отредактированы, иметь краткое, ясное и чёткое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с чётко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

если принимаемое постановление исключает действие ранее принятых нормативно-правовых актов, оно должно содержать пункт о признании их утратившими силу.

Распоряжение – форма акта обязательной силы, исходящего от органа, наделённого властными полномочиями и имеющего, как правило, индивидуальный (ненормативный) характер – адресуется конкретным организациям или должностным лицам. Содержащиеся в распоряжении предписания исполняются в разовом порядке, но могут иметь последствия, носящие длительный характер (назначение на должность, наделение имуществом и т.д.).

4.1.3. Проекты правовых актов разрабатывают структурные подразделения Администрации города, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос, в соответствии с поручениями Главы города, вышестоящих должностных лиц в порядке подчинённости и в инициативном порядке.

Проекты правовых актов оформляются в соответствии с требованиями Инструкции.

Если основанием для издания правового акта являются нормативные правовые акты Российской Федерации, Красноярского края, то в преамбуле указывается их дата, номер и название.

4.1.4. Проекты правовых актов печатаются на бланках установленного образца шрифтом Times New Roman размером 14 пт (по необходимости 12 пт).

Верхнее поле устанавливается границами бланка. Левое поле составляет – 3 см, правое – 1,5 см, верхнее – 2 см, нижнее – 2 см. При оформлении правового акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см.

При оформлении текста правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов «страница», «стр.» и знаков препинания.

4.1.5. Реквизиты, входящие в состав бланков правовых актов, за исключением номера и даты, печатаются при их изготовлении.

4.1.6. Реквизиты «дата», «регистрационный номер» в правовых актах Администрации города располагаются на одном уровне и отделяются от реквизита «наименование вида правового акта» (РАСПОРЯЖЕНИЕ (ПОСТАНОВЛЕНИЕ)) 2–3 интервалами.

4.1.7. Дата проставляется после подписания правового акта
и оформляется цифровым способом.

4.1.8. Регистрационный номер
  1   2   3   4   5   6   7   8   9

Поделиться в соцсетях



Похожие:

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях Общие положения iconРегламент обслуживания вычислительной техники, оргтехники Администрации...
Ктурных подразделений и муниципальных учреждений» (далее «Регламент») излагаются порядок и правила выполнения работ по техническому...

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Администрации Каргасокского района...
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Каргасокского района

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения
В целях дальнейшего совершенствования системы делопроизводства в органах исполнительной власти, постановляю

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской...
Нижегородской области и их структурных подразделениях в соответствии с гост р 30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная...

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях Общие положения iconИнструкция по делопроизводству Общие положения > Правовой основой...
Утвердить Инструкцию по делопроизводству согласно Приложению к данному распоряжению

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях Общие положения iconПостановление от 11 октября 2004 г. N 510 об утверждении инструкции...
Российской Федерации", Уставом муниципального образования "Город Биробиджан", постановлением мэра города от 13. 04. 2004 n 172 "О...

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях Общие положения iconПостановление от 11 октября 2004 г. N 510 об утверждении инструкции...
Российской Федерации", Уставом муниципального образования "Город Биробиджан", постановлением мэра города от 13. 04. 2004 n 172 "О...

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения...
Об Инструкции по делопроизводству в участковой комиссии и Примерной номенклатуре дел участковой комиссии

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях Общие положения iconРегламент Администрации города Благовещенска
Российской Федерации, Уставом муниципального образования города Благовещенска в целях упорядочения деятельности и повышения эффективности...

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в администрации Асекеевского района...
Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации Асекеевского района Оренбургской области ( прилагается)

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях Общие положения icon1. Общие положения
Постановление администрации города Нижнего Новгорода от 14 октября 2011 г. N 4345

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения
Настоящая Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области (далее – Инструкция) устанавливает единую...

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Республики Саха (Якутия) Общие положения
О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации», распоряжения Правительства Республики Саха (Якутия)...

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях Общие положения iconДолжностная инструкция начальник службы мку «Служба информационной...
Комитета по архитектуре, градостроительству и землеустройству г. Улан-Удэ (далее – начальник Службы, Комитет) относится к должности,...

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях Общие положения iconРегламент
Аппарат и структурные подразделения Администрации города в своей деятельности подчиняются Главе администрации города, осуществляющему...

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и её структурных подразделениях Общие положения iconИнструкция о мерах пожарной безопасности для подразделения г
Настоящая инструкция устанавливает требования пожарной безопасности в структурных подразделениях ООО " " и является обязательной...


Инструкция




При копировании материала укажите ссылку © 2000-2017
контакты
instryktsiya.ru
..На главную