Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения


страница5/5
instryktsiya.ru > Инструкция по применению > Инструкция
1   2   3   4   5

8.1.11. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков
документов осуществляется по разрешению (поручению) мэра города.
Соответствующие предложения вносятся начальником управления делами
администрации города вместе с образцами предлагаемых бланков

8.2. Изготовление и использование печатей и штампов.

8.2.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в администрации города используются гербовые и другие печати.

40

Гербовая печать «Администрации города

Астрахани» ставится на наиболее важных документах мэра города, требующих удостоверения их подлинности (юридической силы) (приложение 23).

8.2.2. Для проставления отметок о получении, регистрации,
прохождении и исполнении документов, других отметок справочного
характера применяются соответствующие штампы.

8.2.3. На копиях постановлений и распоряжений мэра города,
администрации города текущего года, проставляется круглая (негербовая)
печать сектора делопроизводства отдела документационного обеспечения
администрации города. На копиях постановлений, распоряжений мэра
города, администрации города, подлинники которых переданы на архивное
хранение, проставляется круглая (негербовая) печать сектора архивного
хранения документов отдела документационного обеспечения
администрации города.

На документах, справках по личному составу проставляется круглая (негербовая) печать управления по кадровой политике администрации города.

  1. Оттиск печати проставляется на документах в строго
    определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть
    наименования должности и подписи лица, подписавшего документ.

  2. Изготовление печатей и штампов по заявкам структурных
    подразделений администрации города обеспечивается управлением делами
    администрации города по решению заместителя мэра города — руководителя
    аппарата администрации города.

Заявки на изготовление необходимых печатей, штампов готовятся структурными подразделениями администрации города за подписью руководителя и подаются в управление делами администрации города. Управление делами администрации города на основании поданных заявок формирует заказ (заключает договор) на изготовление печатей и штампов.

8.2.6. Изготовленные печати и штампы учитываются в журнале учета
печатей и штампов (приложение 24) управления делами администрации
города. На управление делами администрации города возложена обязанность
по своевременному, полному и правильному ведению данного журнала.
Печати, штампы выдаются руководителям соответствующих структурных
подразделений администрации города, являющихся ответственными за их
хранение, выдачу и использование, под роспись в журнале учета печатей,
штампов. Хранятся печати и штампы в металлических шкафах или сейфах.

8.2.7. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и
устаревшие печати и штампы на основании письма руководителя
соответствующего структурного подразделения возвращаются в управление
делами администрации города для последующего уничтожения. На
возвращенные для уничтожения печати и штампы специальной комиссией,
состав которой определяется распоряжением администрации города,
составляется акт об уничтожении, который подписывается членами комиссии

41

и утверждается руководителем управления делами

администрации города. В акте на уничтожение печатей, штампов в обязательном порядке указываются их наименования, количество, регистрационные номера по журналу учета печатей, штампов, способ уничтожения, а также воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей, штампов с использованием штемпельной краски. В журнале учета печатей и штампов делается соответствующая запись.

8.2.8. Контроль за правильностью хранения и использования гербовых, негербовых печатей и штампов в подразделениях администрации города осуществляет управление делами администрации города.



Начальник отдела документационного

обеспечения администрации города Л.В.Косичкина



Приложение 1 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Астрахани

Термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства:

  1. Делопроизводство; документационное обеспечение управления:
    отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию
    работы с официальными документами

  2. Архивное дело: отрасль деятельности, обеспечивающая организацию
    хранения и использования архивных документов

  3. Документ; документированная информация: зафиксированная на
    материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
    идентифицировать

4. Внешние признаки документа: признаки, отражающие форму и
размер документа, носитель информации, способ записи, элементы
оформления

  1. Автор документа: физическое или юридическое лицо, создавшее
    документ

  2. Официальный документ: документ, созданный юридическим или
    физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном
    порядке

  3. Служебный документ: официальный документ, используемый в
    текущей деятельности организации

  4. Юридическая сила документа: свойство официального документа,
    сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего
    его органа и установленным порядком оформления




  1. Копия документа: документ, полностью воспроизводящий
    информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть
    их, не имеющий юридической силы

  2. Заверенная копия документа: копия документа, на которой в
    соответствии с установленным порядком проставляют необходимые
    реквизиты, придающие ей юридическую силу




  1. Документирование: запись информации на различных носителях по
    установленным правилам

  2. Правила документирования: требования и нормы, устанавливающие
    порядок документирования

  3. Система документации: совокупность документов, взаимосвязанных
    по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых
    требований к их оформлению

14. Унифицированная система документации; УСД: система
документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая

2

информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

15. Вид письменного документа: принадлежность письменного
документа к системе документации по признакам содержания и целевого
назначения

16. Наименование документа: обозначение вида письменного документа

17. Организационно-распорядительный документ: вид письменного
документа, в котором фиксируют решение административных и
организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений,
предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

18. Реквизит документа: обязательный элемент оформления
официального документа

  1. Постоянна часть реквизита документа: неизменяемая часть реквизита
    документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его
    изготовлении

  2. Переменная часть реквизита документа: изменяемая часть реквизита
    документа, вносимая в бланк документа при его заполнении

21. Бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора
официального письменного документа

22. Унифицированная форма документа; УФД: совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности
задачами и расположенных в определенном порядке на носителе
информации

23. Оформление документа: проставление необходимых реквизитов,
установленных правилами документирования

24. Подпись: реквизит документа, представляющий собой
собственноручную роспись полномочного должностного лица

  1. Гриф ограниченного доступа к документу: реквизит официального
    документа, свидетельствующий об особом характере информации,
    ограничивающий круг пользователей документа

  2. Гриф согласования: реквизит официального документа, выражающий
    согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с
    его содержанием

  3. Гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий
    нормативный или правовой характер его содержанию

  4. Дата официального документа: реквизит официального документа,
    содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания,
    утверждения, принятия, согласования, опубликования




  1. Заголовок официального документа: реквизит документа, кратко
    излагающий его содержание

  2. Виза официального документа: реквизит документа, выражающий
    согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

  1. Резолюция документа: реквизит, состоящий из надписи на
    документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им
    решение

  2. Текст официального документа: информация, зафиксированная
    любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе
    всю или основную часть речевой информации документа

33. Организация работы с документами: организация документооборота,
хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения

34. Документооборот: движение документов в организации с момента
их создания или получения до завершения исполнения или отправления

35. Объем документооборота: количество документов, поступивших в
организацию и созданных ею за определенный период

36. Входящий документ; поступивший документ: документ,
поступивший в учреждение

37. Исходящий документ; отправляемый документ: официальный
документ, отправляемый из учреждения

  1. Внутренний документ: официальный документ, не выходящий за
    пределы подготовившей его организации

  2. Регистрация документа: запись учетных данных о документе по
    установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или
    получения




  1. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер
    документа: цифровое или буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое
    документу при его регистрации

  2. Контроль исполнения документов: совокупность действий,
    обеспечивающих своевременное исполнение документов




  1. Срок исполнения документа: срок, установленный нормативно -
    правовым актом, организационно - распорядительным документом или
    резолюцией

  2. Дело: совокупность документов или документ, относящиеся к
    одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную
    обложку




  1. Формирование дела: группирование исполненных документов в дело
    в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри
    дела

  2. Оформление дела: подготовка дела к хранению в соответствии с
    установленными правилами

46. Заголовок дела: краткое обозначение сведений о составе и
содержании документов в деле

  1. Номенклатура дел: систематизированный перечень наименований
    дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения,
    оформленный в установленном порядке

  2. Индекс дела; номер дела: цифровое и/или буквенно - цифровое
    обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его
    обложку

49. Экспертиза ценности документов: отбор документов на
государственное хранение или установление сроков их хранения на основе
принятых критериев

50. Выделение документов к уничтожению: выявление в процессе
экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими
сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное
значение, и отбор их к уничтожению

  1. Постоянное хранение документов: бессрочное хранение документов
    в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке

  2. Документ постоянного хранения: документ, которому в соответствии
    с нормативными документами и иными правовыми актами установлено
    бессрочное хранение

  3. Документ временного хранения: документ с установленным сроком
    хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению

  4. Архивная копия: официальный документ архива, воспроизводящий
    текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых
    данных

55. Архивная выписка: копия части текста архивного документа,
оформленная в установленном порядке

Начальник отдела документационного

обеспечения администрации города Л.В.Косичкина

Приложение 2 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Астрахани

АКТ

Мы нижеподписавшиеся:

(Ф.И.О. представителя правового управления)

(Ф.И.О. зав.сектором служебной корреспонденции)

составили настоящий

(Ф.И.О. сотрудника сектора служебной корреспонденции)

акт о том, что при вскрытии заказного письма



(число,меся ц, год)

от было

обнаружено

(указываются повреждения, отсутствие в конверте документа или приложений к нему, несоответствие номера на конверте номеру вложенного документа, другие ошибки в оформлении и др.)

Настоящий акт составлен в 2-х экземплярах.

Подпись расшифровка подписи

Подпись расшифровка подписи

Подпись расшифровка подписи

Начальник отдела документационного

обеспечения администрации города Л.В.Косичкина

Приложение 3 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Астрахани

ПЕРЕЧЕНЬ

корреспонденции, не подлежащей регистрации сектором служебной корреспонденции отдела документационного обеспечения администрации города

  1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие периодические издания.

  2. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией,
    плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня конференций,
    совещаний, заседаний, другие справочно-информационные материалы,
    присланные для сведения.

  3. Поздравительные открытки и пригласительные билеты.

  4. Статистические сборники, документы и формы статистической
    отчетности.

  5. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы.



Начальник отдела документационного

обеспечения администрации города Л.В.Косичкина


1   2   3   4   5

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и...
Администрации города Шарыпово (далее – Администрация города) и её структурных подразделений документов, в том числе в форме электронных...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству Общие положения > Правовой основой...
Утвердить Инструкцию по делопроизводству согласно Приложению к данному распоряжению

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения...
Об Инструкции по делопроизводству в участковой комиссии и Примерной номенклатуре дел участковой комиссии

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в администрации Асекеевского района...
Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации Асекеевского района Оренбургской области ( прилагается)

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Администрации Каргасокского района...
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Каргасокского района

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения icon1. Общие положения
Постановление администрации города Нижнего Новгорода от 14 октября 2011 г. N 4345

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения
Настоящая Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области (далее – Инструкция) устанавливает единую...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Республики Саха (Якутия) Общие положения
О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации», распоряжения Правительства Республики Саха (Якутия)...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconРегламент
Аппарат и структурные подразделения Администрации города в своей деятельности подчиняются Главе администрации города, осуществляющему...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconРегламент обслуживания вычислительной техники, оргтехники Администрации...
Ктурных подразделений и муниципальных учреждений» (далее «Регламент») излагаются порядок и правила выполнения работ по техническому...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconКонкурс на формирование кадрового резерва в администрации города Покачи
В соответствии с постановлением администрации города Покачи от 07. 02. 2018 №111 администрация города Покачи объявляет конкурсный...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения icon1. Общие положения
Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconАдминистрации города Владивостока от 02. 07. 2018 n 1893 Положение...
Об утверждении Положения об управлении экономического развития администрации города Владивостока

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconРаспоряжение
Администрации города Ижевска», утвержденным распоряжением Администрации г. Ижевска от 10. 07. 2009г. №248, руководствуясь распоряжением...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconО регламенте Администрации города Нижний Тагил
С целью повышения эффективности деятельности Администрации города Нижний Тагил и организации работы органов Администрации города,...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconУтверждено распоряжением Администрации
...


Инструкция




При копировании материала укажите ссылку © 2000-2017
контакты
instryktsiya.ru
..На главную