Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения


страница2/5
instryktsiya.ru > Инструкция по применению > Инструкция
1   2   3   4   5
Шабановой М.Р. Прошу подготовить проект постановления к 05.05.2008 (личная подпись) С.А.Боженов

10.04.2008

  1. Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листа
    документа на свободном месте между адресатом и текстом документа или на
    специальных карточках-поручениях.

  2. При наличии нескольких фамилий в резолюции указывается
    ответственный исполнитель. Если нет таких указаний, то должностное лицо,
    названное в резолюции первым, является ответственным за исполнением
    документа.

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота.

3.1.1. Движение документов в администрации города Астрахани с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

11

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции,
производимые с ними в администрации г.Астрахани, регламентируются
настоящей Инструкцией по делопроизводству, Регламентом администрации
г. Астрахани, положениями о структурных подразделениях, должностными
инструкциями работников.

3.1.3. При применении электронного документооборота отдел
документационного обеспечения совместно с отделом информационных
технологий управления делами администрации города разрабатывает
маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет
определить последовательность операций, производимых с документом, и
путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при
поступлении документа в администрацию города.

3.2. Организация доставки документов.

  1. Корреспонденция, поступившая в администрацию города,
    принимается и учитывается централизованно в секторе служебной
    корреспонденции отдела документационного обеспечения администрации
    города.

  2. Доставка документов в администрацию города осуществляется,
    как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи, а также по
    информационным системам общего пользования.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По информационным системам общего пользования поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3.2.3. При приеме и первичной обработке документов в секторе
служебной корреспонденции проводится проверка правильности
адресования, оформления и доставки, целостности конвертов и другой
упаковки, соответствие содержимого указанному на конверте.
Поступившие конверты, кроме конвертов с надписью "лично",
вскрываются в секторе служебной корреспонденции.

При обнаружении повреждения, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, а также в случае несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа, другие ошибки в оформлении, составляется акт в двух экземплярах (приложение 2). Один экземпляр акта хранится в секторе служебной корреспонденции, второй экземпляр вместе с самим документом возвращается отправителю документа.

3.2.4. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по почтовому штемпелю можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

При получении доплатной корреспонденции конверты сохраняются для представления в качестве оправдательных документов к расходам по

12

оплате этой корреспонденции. Во всех остальных случаях

конверты после вскрытия уничтожаются.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

3.3. Прием и обработка поступающих документов.

3.3.1. Все входящие документы сортируются:

  • служебные документы, поступившие на имя мэра города, вице-мэров
    города, заместителей мэра города - регистрируются в секторе служебной
    корреспонденции;

  • служебные документы, поступившие на имя руководителей
    структурных подразделений - передаются по назначению без
    предварительного рассмотрения;

  • письма, заявления, жалобы, обращения граждан - не регистрируются,
    а передаются в отдел по обращениям граждан управления по связям с
    общественностью администрации города.

3.3.2. Документы, адресованные руководству администрации города, а
так же без указания конкретного лица или структурного подразделения,
предварительно рассматриваются в секторе служебной корреспонденции
отдела документационного обеспечения администрации города, а затем
направляются руководству или в структурное подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на: требующие обязательного рассмотрения руководством, и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в администрации города распределения обязанностей.

  1. Телефонограммы в адрес мэра города, вице-мэров города и
    заместителей мэра города принимаются и передаются в соответствующих
    приемных и доводятся до сведения руководства под роспись.

  2. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с
    проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются
    на рассмотрение руководству и исполнение в подразделения в соответствии с
    резолюцией.

3.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.

3.4.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации ее передачи между пользователями как внутри администрации, так и между организациями, имеющими соответствующие программные средства.

13

3.4.2. Сообщения, посылаемые по электронной
почте, исполняются
аналогично документу на бумажных носителях при наличии определенной
специфики в процессе исполнения.

К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования:

  • документы готовятся с помощью текстового редактора \Уогс1 или
    табличного редактора Ехсе1 с использованием шрифтов Апа1, Тлтез №ш
    Котап и не должны содержать графических изображений;

  • название файла пишется на латинском языке, не должно содержать
    пробелов в названии.

3.4.3. Прием и отправку служебных документов по каналам
электронной почты в администрации осуществляют структурные
подразделения.

Служебные документы, принятые на имя мэра города, вице-мэров города, заместителей мэра города, распечатываются на бумажный носитель и сдаются в сектор служебной корреспонденции отдела документационного обеспечения администрации города для регистрации и дальнейшего прохождения.

После отправки документа электронной почтой, исполнитель представляет оригинал документа с отметкой об отправке электронной почтой в сектор служебной корреспонденции для направления в соответствующую приемную.

3.4.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по
телефаксу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

  • объем передаваемого документа не должен превышать 5 страниц;

  • документ для передачи по телефаксу должен быть исполнен четким
    шрифтом, служебные письма должны быть оформлены в соответствии с
    требованиями настоящей Инструкции;

  • ответственность за содержание передаваемой информации возлагается
    на исполнителя, подготовившего документ к передаче. Факсограммы на
    иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного
    лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для
служебного пользования";

  • подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале
    установленной формы без проставления регистрационного штампа.
    Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с
    отметкой о дате и времени отправки;

  • поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной
    формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам
    под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Факсограммы на имя мэра города, вице-мэров города, заместителей мэра города, передаются в сектор служебной корреспонденции. При необходимости включения факсограммы в дело длительного срока

14

хранения с нее при получении снимается ксерокопия, которая

регистрируется и в последующем помещается в дело.

3.4.5. Контроль за использованием факсимильной техники,

установленной в структурных подразделениях, осуществляют руководители соответствующих подразделений.

3.5. Порядок регистрации документов поступающих в сектор служебной корреспонденции отдела документационного обеспечения администрации города.

3.5.1. Поступившие в администрацию документы подлежат
регистрации. Документы, поступающие из вышестоящих органов власти,
служебная корреспонденция, документы передаваемые или принимаемые
по каналам факсимильной связи, регистрируются в секторе служебной
корреспонденции отдела документационного обеспечения администрации
города.

В день поступления регистрируются документы, поступившие до 12.00 часов; документы, поступившие позже указанного времени и не являющиеся срочными по исполнению, регистрируются на следующий день.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. По отдельным вопросам документы не регистрируются (приложение 3).

3.5.2. При регистрации документа заполняется электронная
регистрационная карточка (приложение 4), в которую вносятся сведения о
корреспонденте, от которого поступил документ, его исходящий номер, дата,
фамилия лица, подписавшего документ, количество листов документа и
приложений к нему. В карточке фиксируется краткое содержание документа,
указывается, кому документ адресован, дата передачи документа по
назначению и другие необходимые данные.

3.5.3. Электронная регистрационная карточка на документ, созданная в секторе служебной корреспонденции, по каналам телекоммуникационной сети пересылается в соответствующую приемную, в которую направляется данный документ. В секретариатах, приемных, полученный документ повторно не регистрируется, а в указанную карточку вносится дополнительная информация, отражающая ход работы с этим документом в подразделении.

3.5.4. Резолюции (поручения) руководителей, рассмотревших
документы, оформляются на специальном бланке или непосредственно на
документе в верхней его части на свободном от текста месте.

В резолюции дается указание по исполнению документа, определяется ответственный исполнитель и должностные лица, участвующие в работе с документами, как правило, указывается срок исполнения.

  1. Резолюция (поручение) руководителя вводится в электронную
    регистрационную карточку в соответствующей приемной.

  2. Внутренняя переписка между структурными подразделениями и
    передача документов внутри структурного подразделения осуществляются

15

без учета в секторе служебной корреспонденции

отдела документационного обеспечения администрации города. Передача и регистрация документов осуществляются специалистами приемных и работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства.

3.5.7. Исходящие документы регистрируются по тому же принципу, что
и входящие.

3.5.8. Регистрация инициативных исходящих документов
предусматривает указание регистрационного номера, даты регистрации,
краткого содержания документа, фамилии лица, подписавшего документ, и
исполнителя, куда документ адресован, номера дела, в которое будет
помещена его копия, и других необходимых данных.

Регистрация ведется с использованием ПЭВМ на электронных карточках (приложение 5).

3.5.9. Сектор служебной корреспонденции не регистрирует и
возвращает в подразделения документы, подготовленные и оформленные
ими с нарушением установленных настоящей Инструкцией требований.

3.6. Организация обработки и передачи отправляемых документов.

3.6.1. Документы, отправляемые администрацией города, передаются
курьерской, почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется сектором служебной корреспонденции отдела документационного обеспечения в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 № 725.

  1. Исходящие документы должны быть оформлены в соответствии с
    требованиями настоящей Инструкции.

  2. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия
    зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая все
    необходимые визы и приложения, хранится в деле в секторе служебной
    корреспонденции.

  3. Документы для отправки передаются полностью оформленными,
    зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на
    рассылку.

При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать на рассылку необходимое количество его ксерокопий.

3.6.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и
отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника отдела документационного обеспечения.

3.6.6. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются
и возвращаются исполнителям для исправления.

16

3.6.7. С помощью средств электрической связи
осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм,
телефонограмм, электронных сообщений.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются значимостью документа. Если документы ознакомительного, справочного характера, то бумажного оригинала не требуется; если документы финансовые либо документы нормативного характера, то бумажный оригинал необходим.

3.6.8. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется
устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается)
получателем.

3.6.9. Отправка служебной корреспонденции, принятой сектором
служебной корреспонденции до 11.00 часов, осуществляется в этот же день.
Корреспонденция, принятая после 11.00 часов (кроме срочной
корреспонденции руководства администрации), отправляется в течении
следующего рабочего дня.

3.7. Порядок прохождения и сроки рассмотрения служебных документов.

Служебные документы подразделяются на: служебную корреспонденцию, документы вышестоящих органов власти (законы, указы, распоряжения, постановления) и документы служебного пользования.

3.7.1. Служебные документы после регистрации передаются на
рассмотрение мэру города и его заместителям, согласно распределению
обязанностей.

3.7.2. Рассмотрение документов руководством производится ежедневно.
Срок рассмотрения документа руководством не должен превышать 3-х дней с
момента его регистрации. Результаты рассмотрения документов отражаются
в резолюциях.

В резолюции руководителя дается указание по исполнению документа, определяются ответственный исполнитель и должностные лица, участвующие в работе с документами, при необходимости указывается срок исполнения

3.7.3. Документы с резолюциями передаются в сектор служебной
корреспонденции отдела документационного обеспечения администрации
города для отметки в электронной регистрационной карточке и для
дальнейшей передаче на исполнение в структурное подразделение
администрации города под расписку в разносном журнале.

3.7.4. Срок исполнения документа не должен превышать 30 дней со дня
поступления (если в резолюции не указан контрольный срок исполнения).

Срок исполнения в исключительных случаях может быть продлен по мотивированной просьбе исполнителя автором резолюции.

17

3.7.5. В случае если исполнителями документов
являются несколько лиц, то ответственным считается работник, который
указан первым в распорядительном документе или резолюции руководства.

Ответственный исполнитель организует работу с поступившими документами, обеспечивает подготовку (при необходимости) ответных документов, контролирует качество и своевременность исполнения поручений. Соисполнители обязаны не позднее, чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа направить результаты рассмотрения ответственному исполнителю.

3.7.6. Документы вышестоящих органов власти передаются на
рассмотрение мэру города, а в его отсутствие лицу, исполняющему его
обязанности. Сектором служебной корреспонденции согласно резолюции
мэра производится тиражирование документа и передача его исполнителям.
Если документ подлежит контролю, то один его экземпляр вместе с
резолюцией передается в контрольно-инспекционный отдел администрации
города для осуществления контроля за сроками исполнения документа
согласно резолюции руководства.

3.7.7. Общий порядок обращения с документами и материалами,
содержащими служебную информацию ограниченного распространения в
администрации города и в подведомственных ей муниципальных
учреждениях и организациях, определяется инструкцией «Об организации
работы с документами ограниченного распространения в администрации
города Астрахани» утвержденной постановлением мэра города от 26.01.2006
№ 78-м.

3.7.8. Прием, учет, регистрация, поступающих в администрацию города
Астрахани документов, содержащих служебную информацию ограниченного
распространения и имеющих пометку "Для служебного пользования",
осуществляются сектором служебной корреспонденции отдела
документационного обеспечения администрации города. При этом в электронной
регистрационной карточке делается пометка "ДСП" и указывается номер
поступившего экземпляра "экз.№ ". В электронной регистрационной карточке
указывается также количество страниц документа.

Документы ограниченного распространения передаются работникам структурньк подразделений только по указанию руководителей соответствующих структурных подразделений под расписку.

3.7.9. Документ считается исполненным, если рассмотрены все поставленные
в нем вопросы, приняты необходимые меры для их исполнения и дан
исчерпывающий ответ заявителю.

  1. Все действия, проходящие с документом, отражаются в электронной
    регистрационной карточке.

  2. Если документ был поставлен на контроль, то снятие с контроля
    осуществляется автором резолюции.

В данном случае на копии ответа пишется: «В дело».

3.7.12. Исполненные служебные документы формируются в дела (причем
обращение и ответ формируется в одно дело и под одним номером), которые

18

согласно номенклатуре дел хранятся в течении пяти лет, 1 год в секторе

служебной корреспонденции и 4 года в секторе архивного хранения документов отдела документационного обеспечения администрации города.

3.8. Учет количества служебных документов.

  1. Учет количества документов за определенный период времени
    (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Результаты
    учета количества документов обобщаются в секторе служебной
    корреспонденции отдела документационного обеспечения администрации
    города.

  2. За единицу учета количества документов принимается сам доку­
    мент, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Учет количества документов может производиться по администрации города в целом или по отдельным подразделениям.

3.8.3. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются
отдельно. Итоговые данные представляются по форме (приложение 6).

3.9. Работа исполнителей с документами.

3.9.1. Руководители структурных подразделений администрации города
обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до
исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением
документов по существу вопроса.

  1. При рассмотрении документов руководитель подразделения
    выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные
    документы передаются немедленно.

  2. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку
    необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,
    согласование, представление на подписание, подготовку к пересылке
    адресату.

  3. При оперативном решении вопроса без составления до­
    полнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате
    поступления (если образовался интервал времени между поступлением до­
    кумента и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного
    исполнения(запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.) о дате и
    результатах окончательного исполнения.

3.9.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные соиспол­
нители ответственны за своевременный и качественный анализ информации
и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки
(но не позднее, чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа) не­
обходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

19

Ответственный исполнитель несет персональную

ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

3.9.6. Документ считается исполненным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры для их исполнения и дан исчерпывающий ответ заявителю.

3.10. Работа с обращениями и запросами депутатов.

Депутатский запрос - письменное обращение депутата к органам исполнительной власти, органам местного самоуправления или их должностным лицам по вопросам, входящим в компетенцию этих органов, с требованием дать письменное объяснение об определенных обстоятельствах и сообщить о мерах, которые принимаются соответствующими должностными лицами в связи с этими обстоятельствами.

  1. Прием, обработка и направление поступающих обращений и за­
    просов депутатов осуществляется сектором служебной корреспонденции
    отдела документационного обеспечения администрации города.

  2. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депу­
    татов разных уровней осуществляется органами исполнительной власти
    местного самоуправления в соответствии с законодательством Российской
    Федерации, Астраханской области, нормативно-правовыми актами органов
    местного самоуправления города Астрахани:




  • запрос депутата Государственной Думы РФ направляется им
    самостоятельно и не требует оглашения на заседании Госдумы. Должностное
    лицо, которому направлен запрос, должно дать ответ на него в письменной
    форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной,
    согласованный с инициатором запроса срок;

  • запрос депутата Государственной Думы Астраханской области
    направляется по решению Думы Астраханской области, письменный ответ
    дается в течение 14-ти календарных дней;




  • депутатский запрос Городской Думы муниципального образования
    "Город Астрахань" (далее - Городская Дума): направляется в соответствии с
    решением Городской Думы, письменный ответ дается в течение 15 дней;

  • запрос депутата Городской Думы направляется им самостоятельно.
    Должностное лицо, получившее запрос предоставляет ответ на него в
    письменной форме не позднее 30 дней со дня получения им запроса;

  • обращение депутата Государственной Думы Астраханской области по
    вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, направляется им
    самостоятельно. Должностное лицо, получившее обращение, предоставляет
    ответ и запрашиваемые документы в срок - до 14 календарных дней со дня
    его поступления. В случае необходимости дополнительной проверки или
    изучения каких-либо вопросов, должностные лица сообщают об этом
    депутату в 3-дневный срок со дня получения обращения депутата.

20

Окончательный ответ предоставляется депутату не

позднее чем через 30 календарных дней со дня получения его обращения.

3.10.3. В структурных подразделениях администрации города по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.

IV. Поисковая система по документам

4.1. Регистрация документов.

4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация до­
кументов - запись учетных данных о документе по установленной форме,
фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, испол­
нения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, пере­дачи или создания.

4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день
поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

  1. Регистрация документов производится в пределах группы, в
    зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например,
    отдельно регистрируются документы, поступающие из Правительства
    Российской Федерации, федеральных органов государственной власти,
    Государственной думы Астраханской области, Администрации Астраханской
    области, распоряжения (приказы) по личному составу, служебная переписка,
    обращения граждан.

  2. Документы, поступающие из вышестоящих органов власти,
    служебная корреспонденция, документы, передаваемые или принимаемые
    по каналам факсимильной связи, регистрируются в секторе служебной
    корреспонденции отдела документационного обеспечения администрации
    города.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности адми­нистрации города, регистрируются в структурных подразделениях ад­министрации города.

  1. Документы регистрируются в электронной регистрационной
    карточке или при отсутствии компьютера в журналах.

  2. Регистрационный номер документа состоит из порядкового но­
    мера, который из информационных потребностей администрации города,
    может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного под­
    разделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по клас-

21

сификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные

части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом.

4.1.8. Регистрация входящей служебной корреспонденции сектором
служебной корреспонденции отдела документационного обеспечения
администрации города ведется следующим образом:

  • индекс дела в соответствии с номенклатурой дел (03);

  • буквенное обозначение документа (если это нормативный документ
    вышестоящего органа власти) 3-закон, У-указ, П-постановление,
    Р-распоряжение;

- классификационный код мэра города и его заместителей
(приложение 7);

- порядковый номер поступившего документа.

4.1.9. Регистрация постановлений и распоряжений администрации и мэра
города производится в секторе делопроизводства отдела документационного
обеспечения администрации города следующим образом:

- постановление - правовой акт, издаваемый администрацией города
Астрахани или мэром города Астрахани в целях решения наиболее важных
вопросов, то есть предписание, рассчитанное на постоянное или
многократное действие: регистрируются в день подписания,
регистрационный номер документа состоит из порядкового номера в
текущем году. При регистрации постановления мэра к порядковому номеру
добавляется индекс «м»;

  • распоряжение - правовой акт, издаваемый мэром города Астрахани и
    администрацией города Астрахани по оперативным и организационным
    вопросам: регистрируются в день подписания, нумеруются порядковыми
    номерами с добавлением индекса "р" или "р-м" (распоряжение мэра города) в
    пределах календарного года;

  • распоряжения по личному составу - распоряжения по кадровым
    вопросам, касающиеся работников структурных подразделений
    администрации города со статусом юридического лица и работников
    муниципальных организаций и предприятий: регистрируются с добавлением
    к порядковому номеру индекса "р-л" либо «р-м-л» (распоряжение мэра
    города).

4.1.10. В отделе кадров и муниципальной службы управления по
кадровой политике администрации города регистрируются:

  • распоряжения по личному составу сотрудников администрации
    города с добавлением к порядковому номеру индекса "р-л/а";

  • распоряжения о командировках сотрудников администрации
    города с добавлением к порядковому номеру индекса "р-к";

распоряжения о предоставлении отпусков сотрудникам администрации города с добавлением к порядковому номеру индекса "р-о";

22

распоряжения о поощрениях, награждениях и

дисциплинарных взысканиях сотрудникам администрации города с добавлением к порядковому номеру индекса «р-п». Нумерация порядковая, на один календарный год.

4.1.11. Для достижения информационной совместимости
регистрационных данных и созданию поисковых систем устанавливается
следующий состав основных реквизитов регистрации:

  • дата и регистрационный номер документа;

  • наименование вида документа;

  • количество листов;

  • автор документа;

  • дата и индекс поступления;

  • краткое содержание документа;

  • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

  • срок исполнения документа;

-отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

4.1.12. Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от
характера документа и задач использования информации может дополняться
другими реквизитами:

  • гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

  • внутренняя переадресация документов по исполнителям;

  • код по тематическому классификатору;

  • ключевые слова;

  • наличие приложений;

  • должностное лицо, поставившее документ на контроль;

  • промежуточные сроки исполнения;

  • перенос сроков исполнения;

  • срок хранения документа;

  • статус документа (проект, версия);

  • вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

4.1.13. Регистрационный номер исходящего ответного документа
соответствует номеру входящего документа - запроса.

4.2. Организация поисковой системы по документам.

  1. Для обеспечения эффективного использования информации при
    принятии решений в органах исполнительной власти создаются поисковые
    системы по документам.

  2. Информация о документах, полученная при их регистрации, по
    ступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и класси
    фикационные справочники.

4.2.3. Эффективность работы поисковой системы достигается путем
разработки классификационных справочников:

23

классификатора вопросов деятельности органов

исполнительной власти;

классификатора видов документов;

классификатора корреспондентов;

классификатора исполнителей;

классификатора результатов исполнения документов.

Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут ис­пользоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

4.2.4. В автоматизированных поисковых массивах поиск
конкретного документа или подборки материалов осуществляется по
атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и
т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащихся в
искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.

4.2.5. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о
деятельности администрации города Астрахани, не отнесенной к
государственной тайне или служебной информации ограниченного
распространения.

  1. Порядок получения пользователем информации определяет
    заместитель мэра города по правовому обеспечению.

  2. Порядок защиты и доступа к служебной информации
    ограниченного распространения определяется инструкцией «Об организации
    работы с документами ограниченного распространения в администрации
    города Астрахани».

V. Контроль исполнения документов 5.1. Организация контроля исполнения документов.

5.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на
контроль, своевременное доведение документа до исполнителя,
предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с
контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и
анализ хода и результатов исполнения документов, информирование
руководителей в целях своевременного и качественного исполнения
поручений, зафиксированных в документах.

5.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,
требующие исполнения. При постановке документа на контроль в
электронной регистрационной карточке проставляется отметка о контроле
(приложение 8), и на бумажном носителе отметка проставляется штампом
"Контроль" на бланке визы руководства.

24

5.1.3. Предупредительный контроль за сроками исполнения
документа, учет контролируемых документов осуществляет сектор служебной
корреспонденции отдела документационного обеспечения администрации
города.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений администрации города.

  1. В случае исполнения документа несколькими структурными под
    разделениями подлинник документа направляется ответственному
    исполнителю (стоящему в резолюции первым), остальные исполнители
    получают копии документа.

  2. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни
    или при увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль
    исполнения документов, обязан передать другому работнику по
    согласованию с непосредственным руководителем и службой,
    обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

  3. Предупредительный контроль по служебным письмам
    осуществляет сектор служебной корреспонденции отдела документационного
    обеспечения администрации города, который за 7 дней до истечения срока
    исполнения направляет исполнителю карточку предупредительного контроля.

В случае выявления факта ненадлежащего исполнения документа сектор служебной корреспонденции извещает должностное лицо, ответственное за выполнение поручения, либо руководителя структурного подразделения, курирующего соответствующий вопрос, о выявленных недостатках с целью их устранения.

В соответствии с Регламентом администрации города один раз в месяц начальник отдела документационного обеспечения администрации города информирует контрольно-инспекционный отдел об исполнительской дисциплине.

  1. Контроль исполнения распорядительных документов, посту­
    пающих из вышестоящих органов государственной власти осуществляет
    контрольно-организационный отдел администрации города.

  2. Контроль исполнения документов строится на базе
    регистрационных данных и осуществляется с использованием технологии
    системы автоматизированного делопроизводства.

5.2. Контроль за сроками исполнения документов.

5.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

• поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних документов - с даты подписания (утверждения)

документа;

25

• поступающие из других органов власти,

организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направляющей документ или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

  • с конкретной датой исполнения - в указанный срок:

  • без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку
    "Срочно" - исполняются в 3-дневный срок;

  • имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок,

  • остальные - в течении одного месяца со дня поступления;

  • по запросам депутатов в сроки, установленные законодательными и
    нормативными актами.

Если последний день срока исполнения документ приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

5.2.2. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя администрации города давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

В случае продления срока исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов власти, мотивированная просьба о его продлении направляется заявителю.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответс­твенный исполнитель информирует сектор служебной переписки отдела документационного обеспечения администрации города для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостановить исполнение документа, а также отменять его имеют право - автор документа, либо правоохранительные органы.

5.3. Снятие документа с контроля.

  1. Снятие документа с контроля осуществляется мэром города или
    его заместителями, снятие документа с контроля оформляется отметкой об
    исполнении документа и направлении его в дело: краткое сведение об
    исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об
    исполнении, отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться
    документ.

  2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после
    фактического выполнения поручений по существу, документированного
    подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованными

26 организациями и лицами.

5.3.3. Начальник отдела документационного обеспечения администрации города на основании ежемесячных сводок, полученных от сектора служебной корреспонденции отдела документационного обеспечения администрации города составляет ежеквартальный отчет о состоянии исполнительской дисциплины в аппарате администрации города и ее структурных подразделениях, который предоставляет заместителю мэра города по правовому обеспечению.

VI. Организация документов в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел, их передачу в Государственный архив Астраханской области (далее - госархив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Федерального архивного агентства, а так же соответствующими документами администрации города.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

6.1. Составление номенклатуры дел.

6.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный
перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных
подразделениях администрации города с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, их систематизации и учета дел, определения сроков хранения дел. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а так же для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

6.1.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и
содержания документов. При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться Положениями о структурных подразделениях; штатным
расписанием; планами и отчетами о работе структурного подразделения;
перечнем документов с указанием сроков их хранения; номенклатурами дел
за предшествующие годы.

  1. В администрации города составляются номенклатуры дел
    структурных подразделений (приложение 9) и сводная номенклатура дел
    администрации города (приложение 10).

  2. Номенклатура дел структурного подразделения составляется
    (отделом) лицом, ответственным за ведение делопроизводства и, не позднее

27

15 ноября текущего года, согласовывается с сектором

архивного хранения документов отдела документационного обеспечения, подписывается руководителем подразделения и представляется в отдел документационного обеспечения.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел документационного обеспечения.

6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется сектором архивного хранения документов отдела документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений.

6.1.6. Сводная номенклатура дел администрации подписывается
начальником отдела документационного обеспечения, согласовывается с
экспертной комиссией (ЭК) администрации города, с экспертно-проверочной
комиссией (далее - ЭПК) госархива, в который документы передаются на
постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года)
мэром города. Согласовывается номенклатура дел с госархивом не реже
одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и
структуре администрации города.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные
подразделения администрации получают выписки из соответствующих ее
разделов для использования в работе.

  1. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве
    экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является
    документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в
1   2   3   4   5

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и...
Администрации города Шарыпово (далее – Администрация города) и её структурных подразделений документов, в том числе в форме электронных...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству Общие положения > Правовой основой...
Утвердить Инструкцию по делопроизводству согласно Приложению к данному распоряжению

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения...
Об Инструкции по делопроизводству в участковой комиссии и Примерной номенклатуре дел участковой комиссии

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в администрации Асекеевского района...
Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации Асекеевского района Оренбургской области ( прилагается)

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Администрации Каргасокского района...
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Каргасокского района

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения icon1. Общие положения
Постановление администрации города Нижнего Новгорода от 14 октября 2011 г. N 4345

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения
Настоящая Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области (далее – Инструкция) устанавливает единую...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Республики Саха (Якутия) Общие положения
О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации», распоряжения Правительства Республики Саха (Якутия)...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconРегламент
Аппарат и структурные подразделения Администрации города в своей деятельности подчиняются Главе администрации города, осуществляющему...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconРегламент обслуживания вычислительной техники, оргтехники Администрации...
Ктурных подразделений и муниципальных учреждений» (далее «Регламент») излагаются порядок и правила выполнения работ по техническому...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconКонкурс на формирование кадрового резерва в администрации города Покачи
В соответствии с постановлением администрации города Покачи от 07. 02. 2018 №111 администрация города Покачи объявляет конкурсный...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения icon1. Общие положения
Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconАдминистрации города Владивостока от 02. 07. 2018 n 1893 Положение...
Об утверждении Положения об управлении экономического развития администрации города Владивостока

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconРаспоряжение
Администрации города Ижевска», утвержденным распоряжением Администрации г. Ижевска от 10. 07. 2009г. №248, руководствуясь распоряжением...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconО регламенте Администрации города Нижний Тагил
С целью повышения эффективности деятельности Администрации города Нижний Тагил и организации работы органов Администрации города,...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconУтверждено распоряжением Администрации
...


Инструкция




При копировании материала укажите ссылку © 2000-2017
контакты
instryktsiya.ru
..На главную