Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения


страница1/5
instryktsiya.ru > Инструкция по применению > Инструкция
  1   2   3   4   5
Постановление администрации города Астрахани

от 03.09.2008 №3333
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Астрахани
В целях дальнейшего совершенствования системы делопроизводства в органах исполнительной власти, ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации города Астрахани (далее - Инструкция).

2. Всем структурным подразделениям администрации города, муниципальным предприятиям, учреждениям и организациям руководствоваться настоящей Инструкцией.

3. Признать утратившими силу постановления администрации города:

- от 22.01.2003 № 111 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Астрахани»;

- от 02.08.2007 № 3117 «О внесении дополнений в постановление администрации города от 22.01.2003 № 111».

4. Отделу документационного обеспечения администрации города внести соответствующие изменения в поисково-справочную систему распорядительных документов администрации города.


Мэр города С.А. Боженов


УТВЕРЖДЕНА постановлением администрации города

от 03.09.2008 №3333
ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в администрации города Астрахани

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города
Астрахани (далее - Инструкция) определяет единую систему
документационного обеспечения, систему работы с документами и систему
делопроизводства.

Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, зарегистрированной в Минюсте России 27.01.2006 № 7418; ГОСТ Р-6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Инструкцией по делопроизводству в Администрации Губернатора Астраханской области, утвержденной постановлением от 04.05.2005 № 309; Уставом муниципального образования "Город Астрахань", Регламентом администрации города, утвержденным постановлением мэра города от 11.09.2006 № 1663-м, другими нормативно-правовыми документами, с учетом опыта организации делопроизводства в аппарате администрации города Астрахани.

В Инструкции используются термины и понятия, применяемые в области делопроизводства, установленные ГОСТ Р 51141-98 (приложение 1).

1.2. Инструкция устанавливает общие требования:

  • определяет организацию и порядок документационного обеспечения
    администрации города Астрахани;

  • устанавливает единые для всех структурных подразделений
    администрации города правила работы с документами;

  • устанавливает порядок, правила работы, а также обращения с
    документами и служебной информацией ограниченного распространения в
    администрации города

1.3. Инструкция устанавливает общий порядок использования в
администрации города Астрахани автоматизированных систем и
информационных технологий в работе с документами и предусматривает
поэтапный переход к электронному документообороту в соответствии с
Программой "Электронный документооборот в органах местного
самоуправления города Астрахани".

2

1.4. В работе с документами в администрации города Астрахани
в качестве основной используется Система автоматизированного
делопроизводства и документооборота, объединяющая в единую сеть
автоматизированные рабочие места работников структурных подразделений
администрации города, участвующих в процессе делопроизводства, и
позволяющих создать единую базу данных, которая содержит информацию:

о входящих, и исходящих документах;

о движении документов в аппарате администрации города и ее структурных подразделениях;

о ходе исполнения документов и поручений по ним;

о направлении документов в дело и передаче их в архив;

о принятых постановлениях и распоряжениях администрации города и мэра города Астрахани, списка лиц согласовавших документ и кому данный документ разослан.

  1. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за
    соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с
    документами в структурных подразделениях администрации города
    возлагается на их руководителей, введение делопроизводства в структурных
    подразделениях осуществляет определенный руководителем работник.

  2. Правила и порядок работы с документами, установленные
    настоящей Инструкцией, обязательны для всех муниципальных служащих.

Муниципальные служащие ответственны за выполнение требований настоящей Инструкцией, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

  1. Передача документов представителям средств массовой
    информации осуществляется только отделом пресс-службы администрации
    города Астрахани.

  2. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.

  3. Методическое руководство и контроль за соблюдением
    установленного порядка работы с документами в подразделениях
    администрации города осуществляет отдел документационного обеспечения.

П. Общие требования к составлению и оформлению документов

2.1. При оформлении и составлении служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов.

Подготовка служебных документов должна производиться в соответствии с требованиями основных положений Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОК), Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, ГОСТ 6.30-2003.

3

При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Microsoft Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 14,12 (для оформления табличных материалов) через одинарный интервал.2.2. Обязательными реквизитами всех документов являются:

наименование вида документа, заголовок к тексту, дата документа, номер, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

2.3. Постановления, распоряжения, приказы и служебные письма
оформляются на соответствующих гербовых бланках.

2.4. Вид документа.

Наименование должно быть на каждом виде документа, кроме письма. Оно обуславливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначении документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.).

2.5.Заголовок к тексту документа.

Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210x297 мм) независимо от его назначения.

Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передающим смысл текста.

Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос "о ком", "о чем". Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.

Заголовок не проставляется на документах, текст которых печатается на формате А5, а также на извещениях, телефонограммах, телеграммах.

2.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (утверждения); для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события; датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания руководителем. Документы, изданные двумя и более органами государственной власти, должны иметь одну единую дату.

Датой вступления в силу распорядительного документа считается дата подписания, если иное не указано в самом документе. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: дату 5 января 2007 года следует оформлять 05.01.2007.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 01

марта 2007 года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции, отметки о регистрации).

4

2.7. Адресование документа.

2.7.1. В качестве адресата могут быть органы государственной власти,
организации, их структурные подразделения, должностные и физические
лица. Адресат печатается в правом верхнем углу документа. Наименование
организации и ее структурного подразделения указывают в именительном
падеже, например:

Администрация города Астрахани Управление по связям с общественностью

2.7.2. Должность лица, которому адресован документ, указывают в
дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу
инициалы указывают перед фамилией, например:

Начальнику управления по связям с общественностью администрации города А.В.Белову

2.7.3. Если документ отправляют в несколько органов государственной
власти, местного самоуправления, однородных организаций или в несколько
структурных подразделений одного органа муниципальной власти, то их
следует указать обобщенно, например:

Главам администраций районов города

  1. В состав реквизита "адресат" при необходимости может входить
    почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности,
    установленной почтовыми правилами. Слово "копия" перед вторым, третьим
    и четвертым адресатом не указывают. При большем количестве адресатов
    составляют список рассылки документа. Адрес не проставляется на
    документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным
    корреспондентам.

  2. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование,
    затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела"

ул.Профсоюзная, д. 12, Москва, 117393

5

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы, почтовый адрес получателя, например:

Петрову И.А.

ул.Ст.Здоровцева, д. 10, кв. 15,

г.Астрахань, 414040

2.8. Текст документа.

2.8.1. Текст документа должен быть кратким, четким, не допускающим
различных толкований и состоящим, как правило, из двух основных частей.
В первой части излагается причина (основание) составления документа, во
второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или
просьбы.

В отдельных случаях текст постановлений и распоряжений мэра и администрации города, приказов структурных подразделений администрации может содержать одну распорядительную часть без преамбулы.

2.8.2. Доклады, справки, положения, обзоры, отчеты и т.д., содержащие
информацию по различным вопросам, делятся на разделы. Разделы должны
иметь заголовки, выражающие существо содержания.

2.8.3. При необходимости разделения текста на составные части
(разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами.
Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен
состоять их номера раздела и подраздела, разделенного точкой. Пункты
нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен
состоять из номера раздела, подраздела, пункта, разделяемых точками,
например: 1.1.3, 5.4.3.

В качестве образца может служить нумерация настоящей Инструкции.
Допускается также сквозная нумерация составных частей текста

арабскими цифрами.

2.8.4. Особенностью языка служебного документа является:
замена сложных предложения простыми;
использование прямого порядка слов в предложении;
употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной

формы, например: "утвердить", "назначить", "выделить" и т.д.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

2.8.5. В постановлениях мэра и администрации города текст излагается
от первого лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("постановили", "решили", "приказываем").

6

Текст протокола излагают от третьего лица множественного

числа ("слушали", "выступили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности органов власти, (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("администрация города Астрахани не возражает", "управление считает возможным").

При составлении писем следует использовать Методические рекомендации по составлению и оформлению служебных писем, утвержденные постановлением администрации города от 05.09.2006 № 1606.

2.9. Приложения к документам.

Приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные положения основного документа.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: наименование вида документа, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки, отметки о согласовании, утверждении и т.п.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров, например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если в документе приложения информационно-справочного характера не названы, то их наименование необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например:

Приложения: 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к штатному расписанию на 4л. в 2 экз.

При наличии приложений в распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях, приказах) ссылка на приложения дается в тексте документа. При этом в правом верхнем углу первого листа приложения делается отметка с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер, например:


7

Приложение 2 к постановлению мэра города Астрахани от 07.05.2007 № 1645-м

Приложение 3 к постановлению администрации города от 11.06.2007 № 1692

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление: Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 3 экз.

2.10. Согласование документа.

Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектов документов проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Согласование может проводиться как в аппарате, его структурных подразделениях, так и вне его.

2.10.1. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату
согласования. В постановлениях и распоряжениях должны быть указаны
должность визирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и
фамилия), например:

Начальник управления делами администрации

города Астрахани (личная подпись) С.М.Хашкин

30.06.2007

2.10.2. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа
распорядительного документа или на специальной карточке (см.приложение
2 Порядка подготовки проектов распоряжений и постановлений в
администрации города Астрахани, утвержденному постановлением мэра
города от 30.06.2008 № 2286-м).

Служебные письма и другие отправляемые документы визируются на копиях, остающихся в аппарате, на лицевой стороне последнего листа.

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

8 СОГЛАСОВАНО:

Протокол заседания коллегии департамента культуры Астраханской области от 23.06.2005 №7

или СОГЛАСОВАНО:

Письмо Государственной архивной службы России от 18.05.2005 №02-4/59

2.11 .Подписание документа.

Подпись - обязательный реквизит документа. Подлинники постановлений и распоряжений подписывает мэр города, в его отсутствие -вице-мэр города или лицо, исполняющее обязанности мэра города.

  1. Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные
    органы государственной власти, подписывает мэр города, в его отсутствие -
    вице-мэр города.

  2. Доклады, докладные записки, справки, документы справочного
    или аналитического характера могут подписываться исполнителем
    (руководителем структурного подразделения), если разрешаемые при этом
    вопросы не выходят за пределы его полномочий.

  3. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности
    лица, подписавшего документ (полное - если документ оформлен не на
    бланке и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная
    подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Начальник управления

по кадровой политике

администрации г.Астрахани (личная подпись) А.А.Бушуев

или

Начальник управления (личная подпись) А.А.Бушуев

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

9

Заместитель мэра города-

руководитель аппарата

администрации г.Астрахани (личная подпись)

Начальник отдела бухгалтерского

учета и отчетности

администрации г.Астрахани (личная подпись)

А.Б.Выборнов

В.М.Федотова


2.11.4. При подписании документа несколькими лицами должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

равных


Вице-мэр

города Астрахани

(личная подпись)М.А.Абдулхалыков

Вице-мэр

города Астрахани

(личная подпись)Е.Е.Аптекарь

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии (личная подпись) Н.П.Веселов

Члены комиссии: (личная подпись) С.М.Куликов

(личная подпись) К.Н.Артемьев

(личная подпись) С.Н.Матвеев

2.11.5. Документ может быть подписан сотрудником, исполняющим обязанности должностного лица. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам." или косую черту перед наименованием должности.

2.12. Утверждение документа.

Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг муниципальных органов власти, организаций, должностных лиц.

2.12.1. Утверждение производится двумя способами: грифом
утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа
(постановления, распоряжения, приказа). Оба способа имеют одинаковую
юридическую силу.

  1. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую
    силу только с момента его утверждения.

  2. Если документ утверждается конкретным должностным лицом,
    то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово

10

УТВЕРЖДАЮ, наименование должности, личная подпись,

инициалы и фамилия лица, утверждающего документ, дата утверждения.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ печатаются прописными буквами:

УТВЕРЖДАЮ

Мэр города Астрахани (личная подпись) С.А.Боженов

2.12.4. Если документ утверждается распорядительным документов, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), названия в

творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

постановлением мэра города от 30.06.2008 № 2286-м

2.13. Резолюция.

2.13.1. Резолюция - это краткое указание по исполнению документа.
Резолюция проставляется на документе мэром, заместителями мэра города,
руководителями органов исполнительной власти и включает фамилии,
инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и
дату, например:

  1   2   3   4   5

Поделиться в соцсетях



Похожие:

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Администрации города Шарыпово и...
Администрации города Шарыпово (далее – Администрация города) и её структурных подразделений документов, в том числе в форме электронных...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству Общие положения > Правовой основой...
Утвердить Инструкцию по делопроизводству согласно Приложению к данному распоряжению

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в участковой комиссии Общие положения...
Об Инструкции по делопроизводству в участковой комиссии и Примерной номенклатуре дел участковой комиссии

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в администрации Асекеевского района...
Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации Асекеевского района Оренбургской области ( прилагается)

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области Общие положения
Настоящая Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Белгородской области (далее – Инструкция) устанавливает единую...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Республики Саха (Якутия) Общие положения
О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации», распоряжения Правительства Республики Саха (Якутия)...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconКонкурс на формирование кадрового резерва в администрации города Покачи
В соответствии с постановлением администрации города Покачи от 07. 02. 2018 №111 администрация города Покачи объявляет конкурсный...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconРегламент обслуживания вычислительной техники, оргтехники Администрации...
Ктурных подразделений и муниципальных учреждений» (далее «Регламент») излагаются порядок и правила выполнения работ по техническому...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconРаспоряжение
Администрации города Ижевска», утвержденным распоряжением Администрации г. Ижевска от 10. 07. 2009г. №248, руководствуясь распоряжением...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения icon1. Общие положения
Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconУтверждено распоряжением Администрации
...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconИнструкция по делопроизводству службы племенного животноводства Красноярского...
Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в Службе осуществляется заместителем...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconДолжностная инструкция инженера по благоустройству администрации...
Инженер по благоустройству администрации Коммунаровского сельсовета назначается и освобождается от должности Главой Коммунаровского...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconДолжностная инструкция инженера по благоустройству администрации...
Инженер по благоустройству администрации Коммунаровского сельсовета назначается и освобождается от должности Главой Коммунаровского...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconРегламент Администрации города Благовещенска
Российской Федерации, Уставом муниципального образования города Благовещенска в целях упорядочения деятельности и повышения эффективности...

Инструкция по делопроизводству в администрации города Астрахани I. Общие положения iconАдминистрация города Оренбурга постановление
Об утверждении Положения об установлении системы оплаты труда работников муниципальных бюджетных, автономных учреждений культуры...


Инструкция




При копировании материала укажите ссылку © 2000-2017
контакты
instryktsiya.ru
..На главную